INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Instagram Call – #StayAtHomeWithPoltronaFrau

versione del 9 aprile 2020

 

Poltrona Frau S.p.A. ha attivato fino al 26 aprile 2020 il contest #StayAtHomeWithPoltronaFrau (il "Contest"), nel quale gli utenti Instagram potranno pubblicare foto con il proprio prodotto Poltrona Frau® (il "Post"). Successivamente alla conclusione del Contest, Poltrona Frau pubblicherà i Post migliori sul proprio profilo Instagram ufficiale. Pertanto, Poltrona Frau desidera informarLa sul trattamento dei dati personali che si renderanno necessari in relazione alla Sua partecipazione al Contest. Il Regolamento del Contest è disponibile al seguente link.

  1. 1.       TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è Poltrona Frau S.p.A., CF 05079060017, con sede in 20821 – Meda (MB), via Busnelli 1, privacy@poltronafraugroup.com, (“Poltrona Frau” ovvero il “Titolare”).

Il Titolare ha provveduto a nominare un responsabile della protezione dei dati ("DPO" – Data Protection Officer), che può essere contattato al seguente indirizzo: dpo.poltronafrau@dpoprofessionalservice.it.

  1. 2.      CATEGORIE DI DATI TRATTATI, FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA

A)       Dati trattati e finalità

Il Titolare raccoglierà e tratterà i seguenti dati personali all'interno del suo Post, unicamente nel caso in cui questo contenga l'hashtag #stayathomewithpoltronafrau ed il tag del profilo Instagram ufficiale @poltronafrauofficial: (i) nome del Suo account Instagram; (ii) immagine personale (ivi compresa la voce), sia da sola che assieme all'immagine di altre persone che compaiono nel Post; (iii) ogni ulteriore dato o informazione presente all'interno della didascalia del Post. In questo caso i dati personali vengono raccolti al solo fine di permetterLe la partecipazione al Contest e, in caso di selezione del suo Post, consentire a Potrona Frau di ri-pubblicarlo sul proprio profilo ufficiale Instagram. 

B)       Base giuridica, obbligatorietà/facoltatività del conferimento

La base giuridica su cui si fonda il trattamento è il Suo esplicito consenso all'utilizzo del Post nell'ambito del Contest ed al trattamento dei dati personali in esso contenuti, espressi tramite la sua attiva intenzione di partecipare al Contest, unicamente taggando il profilo Instagram ufficiale @poltronafrauofficial ed inserendo l'hashtag #stayathomewithpoltronafrau nel suo Post. Qualora il Suo Post non contenesse assieme l'hastag ed il tag sopra menzionati, questo non verrà preso in considerazione per il Contest e, di conseguenza, i relativi dati personali in esso contenuto non verranno trattati.

In caso avesse validamente prestato il consenso al trattamento dei Suoi dati personali, potrà in ogni momento revocarlo e comunicare a Poltrona Frau la Sua intenzione di non partecipare più al Contest, ovvero, in caso il Suo Post fosse già stato selezionato e ri-pubblicato, di cancellarne la ri-condivisione tramite l'account Instagram ufficiale Poltrona Frau, scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com e specificando #StayAtHomeWithPoltronaFrau nell'oggetto del messaggio.

Il conferimento dei dati per questa finalità è facoltativo. In mancanza, Poltrona Frau non sarà in grado di permetterLe di partecipare al Contest e di selezionare il Suo Post.

  1. 3.      MODALITA' DI TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati verranno raccolti e trattati nel rispetto dei principi di correttezza, legalità e trasparenza, con modalità manuali o automatizzate, sempre entro i limiti delle finalità di trattamento sopra descritte e, in ogni caso, in modo da garantire la sicurezza e confidenzialità dei dati. Si prega di prestare attenzione alle seguenti avvertenze:

-        Poltrona Frau selezionerà i Post contenenti l'hashtag #stayathomewithpoltronafrau ed il tag del profilo Instagram ufficiale @poltronafrauofficial e che rispondono agli ulteriori requisiti di cui al Regolamento del Contest;

-        Poltrona Frau effettuerà unicamente un re-post del Suo Post originale (se selezionato), il quale resterà intatto e sempre sotto il pieno controllo del Suo account Instagram (anche in caso di eliminazione della ri-condivisione da parte di Poltrona Frau).

-        E' possibile che il suo Post contenga anche dati personali di terzi (es., l'immagine o il tag utente), i quali verranno trattati da Poltrona Frau. In questi casi, Lei garantisce di aver ottenuto il preventivo assenso da parte dei suddetti terzi a pubblicare il Post contenente i loro dati personali, liberando Poltrona Frau da ogni responsabilità e onere di verifica.

Poltrona Frau conserverà:

-        I dati all'interno di Post non selezionati per il Contest fino alla conclusione del Contest stesso così come indicata nel relativo Regolamento (fino alle 24:00 del 26 Aprile 2020);

-        I dati all'interno dei Post selezionati per il Contest per un periodo di 1 anno a partire dalla data di ri-pubblicazione del Post sul profilo Instagram ufficiale di Poltrona Frau ai sensi del Regolamento del Contest (a partire dalle 15:00 del 27 aprile 2020).  

Il Titolare potrà altresì conservare i dati per adempire ad obblighi normativi, oppure per accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria per il tempo necessario. In ogni caso, Poltrona Frau si impegna ad ispirare il trattamento dei dati ai principi di adeguatezza e minimizzazione, verificandone periodicamente la necessità della conservazione per un arco di tempo non superiore rispetto a quanto sopra indicato e necessario per il conseguimento delle finalità per cui i dati sono stati raccolti. Una volta raggiunti i limiti di tempo di conservazione sopra indicati, il Titolare prenderà le opportune misure per l'eliminazione definitiva della ri-condivisione dei Post sul proprio account Instagram ufficiale.

  1. 4.      SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO E CATEGORIE DI SOGGETTI DESTINATARI DEI DATI

I dati potranno essere trattati dagli incaricati di Poltrona Frau, che sono stati espressamente autorizzati e hanno ricevuto adeguate istruzioni operative in relazione alla ricerca, selezione ed eventuali ri-pubblicazione e mantenimento online della ri-condivisione dei Post. I Suoi dati personali potranno essere condivisi con terzi in qualità di distinti Titolari del trattamento ovvero Responsabili del trattamento appositamente nominati da Poltrona Frau, il tutto nei limiti in cui ciò sia strettamente necessario per il conseguimento delle finalità sopra indicate e nel rispetto delle misure di sicurezza previste dal GDPR.

  1. 5.      TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI

I Post selezionati verranno ri-pubblicati tramite l'account Instagram ufficiale di Poltrona Frau, pertanto senza limitazioni territoriali. Poltrona Frau non può prevedere a priori in quali Paesi saranno visibili i Post ed i dati personali in essi contenuto. A tal fine, si prega di visionare la privacy policy del social network Instagram, utilizzato quale canale di ri-condivisione dei Post, ove si dichiara la conformità ai requisiti del GDPR (Privacy Policy Instagram).

Il trattamento dei Post non selezionati e dei dati personali in essi contenuti si svolge interamente in Italia e nei confini dell'Unione Europea.

  1. 6.      DIRITTI DELL'INTERESSATO AL TRATTAMENTO – RECLAMO ALL'AUTORITA' DI CONTROLLO

È possibile esercitare, in qualunque momento e tramite e-mail all'indirizzo privacy@poltronafraugroup.com, i seguenti diritti, alle condizioni ed entro i limiti di cui agli artt. 12 e 13 GDPR:

-        Diritto di accesso (art. 15 GDPR); Diritto di rettifica dei dati inesatti e integrazione dei dati incompleti (art. 16 GDPR); Diritto di cancellazione dei Dati (art. 17 GDPR); Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 GDPR); Diritto di opposizione al trattamento svolto ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f) GDPR, incluso il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato;

-        Nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, è possibile esercitare il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti ai sensi dell'art. 20 GDPR.

-        Ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo, ossia al Garante Italiano per la Protezione dei Dati e/o ad altre autorità di controllo competenti (art. 77 GDPR).

  1. 7.      MINORI

Il Contest non è in alcun modo destinato a minori di 18 anni, sia come partecipanti che come soggetti ritratti nei Post, pertanto il Titolare non effettua alcuna raccolta e/o trattamento di dati personali riferiti a soggetti di minore età e, ai sensi del Regolamento del Contest stesso, non vi ammette Post contenenti foto di minori. Nel caso in cui venissero comunque Pubblicati post da parte di minori, ovvero contenenti minori per la loro partecipazione al Contest, Poltrona Frau non li terrà in considerazione e non tratterà alcun dato personale in essi contenuto.

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La presente Informativa è valida sin dalla data di pubblicazione. Il Titolare potrebbe apportare modifiche e/o integrazioni a detta Informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative.

PRIVACY POLICY

Instagram Call – #StayAtHomeWithPoltronaFrau

version of 9 February 2020

 

Until 26 April 2020 Poltrona Frau S.p.A. will run the #StayAtHomeWithPoltronaFrau contest (the "Contest"), whereby Instagram users can publish photos with their own Poltrona Frau® products (the "Post"). At the end of the Contest, Poltrona Frau will publish the best Posts on its official Instagram profile. Poltrona Frau thus wishes to inform you about the processing of personal data that will be needed in connection with your participation in the Contest. The Contest Rules are available at link.

  1. 1.       DATA CONTROLLER

The Data Controller is Poltrona Frau S.p.A., tax code 05079060017, with registered office in 20821 – Meda (MB), via Busnelli 1, privacy@poltronafraugroup.com, (“Poltrona Frau” or the “Data Controller”).

The Data Controller has appointed a Data Protection Officer (“DPO”), whose contact is: dpo.poltronafrau@dpoprofessionalservice.it.

  1. 2.      CATEGORIES OF DATA PROCESSED, PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

A)       Data processed and purposes

The Data Controller will collect and process the following personal data within your Post, only if this contains the #stayathomewithpoltronafrau hashtag and the official @poltronafrauofficial Instagram profile tag: (i) name of your Instagram account; (ii) personal image (including voice), either on its own or together with the image of other people appearing in the Post; (iii) any other data or information present within the Post's caption. In this case, personal data is collected for the sole purpose of allowing you to participate in the Contest and, in case your Post is selected, to allow Potrona Frau to re-publish it on its official Instagram profile. 

B)       Legal basis, compulsoriness/optionality of the provision

The legal basis of the processing is based on your explicit consent to the use of the Post as part of the Contest and to the processing of the personal data contained therein, expressed through your active intention to participate in the Contest, solely by tagging the official @poltronafrauofficial Instagram profile and inserting the #stayathomewithpoltronafrau hashtag in your Post. If your Post does not contain the above-mentioned hashtag and tag together, it will not be entered in the Contest and, consequently, the personal data contained therein will not be processed.

If you have validly given your consent to the processing of your personal data, you may revoke it at any time and inform Poltrona Frau of your intention to no longer participate in the Contest, or, if your Post has already been selected and re-published, to cancel any re-sharing via the official Poltrona Frau Instagram account, by writing to privacy@poltronafraugroup.com and specifying #StayAtHomeWithPoltronaFrau in the subject of your message.

The provision of data for this purpose is optional. Otherwise, Poltrona Frau will not be able to allow you to participate in the Contest and select your Post.

 

 

  1. 3.      PROCESSING METHODS AND DATA RETENTION PERIOD

The data will be collected and processed in compliance with the principles of correctness, legality and transparency, by manual or automated means, always within the limits of the processing purposes described above and, in any case, in such a way as to guarantee the security and confidentiality of the data. Please pay attention to the following warnings:

-        Poltrona Frau will choose the Posts containing the #stayathomewithpoltronafrau hashtag and the official @poltronafrauofficial Instagram profile tag and that meet the additional requirements of the Contest Rules;

-        Poltrona Frau will only re-post your original Post (if selected), which will remain intact and always under the full control of your Instagram account (even if Poltrona Frau eliminates the re-sharing).

-        It is possible for your Post to also contain the personal data of third parties (e.g. the image or user tag), which will be processed by Poltrona Frau. In such cases, you guarantee that you have obtained the prior consent of the aforementioned third parties to publish the Post containing their personal data, releasing Poltrona Frau from any responsibility and burden of verification.

Poltrona Frau will retain:

-        The data in Posts that are not selected for the Contest until the conclusion of the Contest as stated in the relevant Rules (until midnight on 26 April 2020);

-        The data in the Posts that are selected for the Contest for a period of 1 year from the date of re-publishing the Post on Poltrona Frau's official Instagram profile in accordance with the Contest Rules (from 3 pm on 27 April 2020).  

The Data Controller may also store the data in order to comply with regulatory obligations, or to ascertain, exercise or defend a right in court for as long as necessary. In any case, Poltrona Frau undertakes to have the data processing inspired by the principles of adequacy and minimisation, periodically verifying the need to retain the data for a period of time that is not longer than the period stated above and as necessary to achieve the purposes for which the data was collected. Once the above-mentioned retention time limits have been reached, the Data Controller will take suitable measures for the definitive elimination of the re-sharing of Posts on its official Instagram account.

  1. 4.      PARTIES AUTHORISED TO PROCESS DATA AND CATEGORIES OF DATA RECIPIENTS

The data may be processed by Poltrona Frau's employees, who have been expressly authorised and have received appropriate operating instructions in relation to the search, selection and possible re-publication and online maintenance of the Post re-sharing. Your personal data may be shared with third parties as separate Data Controllers or Data Processors specifically appointed by Poltrona Frau, all to the extent that this is strictly necessary to achieve the above purposes and in compliance with the security measures set out in the GDPR.

  1. 5.      DATA TRANSFER TO THIRD COUNTRIES

The selected Posts will be re-published through Poltrona Frau's official Instagram account and thus without territorial limitations. Poltrona Frau is unable to predict in advance which countries the Posts and the personal data they contain will be visible in. To this end, please view the privacy policy of the Instagram social network used as the channel to re-share the Posts, where compliance with the requirements of the GDPR is declared (Privacy Policy Instagram).

The unselected Posts and the personal data contained therein are entirely processed in Italy and within the borders of the European Union.

  1. 6.      DATA SUBJECT’S RIGHTS - COMPLAINT TO THE SUPERVISORY AUTHORITY

You can exercise, at any time and via e-mail to be sent to privacy@poltronafraugroup.com, the following rights, under the conditions and within the limits set out in Articles 12 and 13 of the GDPR:

-        Right of access (art. 15 GDPR); Right to rectification of inaccurate data and integration of incomplete data (art. 16 GDPR); Right to erasure of the Data (art. 17 GDPR); Right to restriction of processing (art. 18 GDPR); Right to object to the processing carried out pursuant to art 6, par. 1, letters (e) or (f) of the GDPR, including the right to withdraw consent at any time;

-        In the event that the processing is based on consent or on contract and is carried out by automated means, it is possible to exercise the right to receive the data in a structured, commonly used and machine-readable format, and, if technically feasible, to transmit it to another data controller without hindrance in accordance with art. 20 of the GDPR.

-        You also have the right to lodge a complaint with the Supervisory Authority, i.e. the Italian Data Protection Authority and/or other competent supervisory authorities (art. 77 GDPR).

  1. 7.      MINORS

The Contest is in no way intended for persons under the age of 18, both as participants and as subjects portrayed in the Posts; therefore, the Data Controller does not collect and/or process personal data referring to minors and, pursuant to the Contest Rules, does not allow Posts containing photos of minors. In the event of publishing Posts of minors, or Posts containing minors for their participation in the Contest, Poltrona Frau will not take them into consideration and will not process any personal data contained therein.

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This Policy is valid from the date of publication. The Data Controller might introduce amendments and/or supplements to this Policy, also as a result of possible subsequent regulatory amendments and/or supplements.