INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – www.poltronafrau.com

ai sensi dell'art. 13 Regolamento UE 2016/679 ("GDPR")

versione del 27 aprile 2020

Poltrona Frau S.p.A. ha predisposto il presente documento (l'"Informativa") per illustrare come protegge i Suoi dati personali raccolti automaticamente o forniti attraverso la navigazione o l’uso del sito web www.poltronafrau.com (il “Sito Web”), anche per l'acquisto di prodotti a marchio "Poltrona Frau" (i "Prodotti").

La presente Informativa Privacy, quindi, si riferisce esclusivamente al Sito Web e non riguarda anche altri siti, pagine, social media o servizi online raggiungibili tramite link ipertestuali eventualmente pubblicati al suo interno.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è Poltrona Frau S.p.A. a socio unico con sede legale in via Busnelli, n. 1, 20821 Meda (MB), P.IVA n. 05079060017, società soggetta ad attività di direzione e coordinamento da parte di Haworth Italy Holding S.r.l. (“Poltrona Frau” ovvero il “Titolare”), privacy@poltronafraugroup.com. 

Il Titolare ha provveduto a nominare un responsabile della protezione dei dati ("DPO" – Data Protection Officer), che può essere contattato al seguente indirizzo: dpo.poltronafrau@dpoprofessionalservice.it.

2. IN CHE OCCASIONE E QUALI DATI TRATTIAMO 

Il Titolare raccoglierà e tratterà i Suoi dati personali (i "Dati") nelle seguenti occasioni:

 - Acquisti di Prodotti sul Sito Web (ivi comprese, ad esempio, la consegna, l'eventuale fatturazione, etc.) e gestione dei relativi servizi post-vendita (ad esempio, resi, rimborsi, riparazioni): email, nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo di fatturazione/spedizione, azienda, codice fiscale, eventuale Partita IVA, i dati personali che saranno eventualmente comunicati nell'apposita mascherina di testo;

 - La Sua registrazione/il Suo accesso in una delle aree riservate “Architetti e Designers”, "Rivenditori" e "Clienti" del Sito Web ed alla fruizione dei relativi servizi: nome, cognome, email, password, Paese e Regione;

 - Richieste effettuate al Call Center: i dati personali che saranno comunicati per fornire l’assistenza richiesta;

 - Qualsiasi altra richiesta inviata tramite la pagina "contatti" del Sito Web, ivi comprese le richieste di informazioni e/o prenotazioni di visite presso il Museo Poltrona Frau: nome, cognome, email, categoria di appartenenza (privato/professionista), azienda/testata giornalistica, indirizzo, Paese, data ed orario di visita, tipologia di gruppo, numero di partecipanti ed i dati personali che saranno eventualmente comunicati nell'apposita mascherina di testo ovvero alla casella email di Poltrona Frau dedicata;

 - Ricezione di informazioni di natura commerciale o informazioni su collezioni, esposizioni ed eventi e sua eventuale partecipazione a sondaggi di soddisfazione della clientela e ricerche di mercato per il miglioramento dei Prodotti, da parte, sia del Titolare che di altre società appartenenti al medesimo Gruppo: nome, cognome, email, categoria di appartenenza (privato/professionista). Queste comunicazioni saranno inviate via email o telefono, anche con mezzi automatizzati (SMS, social media);

 - Categorizzazione degli utenti del Sito Web sulla base dei seguenti parametri, ai fini dell'invio personalizzato delle comunicazioni e newsletter di cui al punto precedente: Paese di residenza, fascia di età, categoria di appartenenza (privato/professionista), valore, frequenza e canali di acquisto dei Prodotti;

 - Ricezione di comunicazioni contenenti proposte commerciali inerenti a Prodotti affini a quelli già acquistati (soft spam): email.

Dati di navigazione

Questi dati, necessari per la fruizione del Sito Web, vengono trattati al solo fine di ottenere informazioni statistiche sull’uso dei servizi del Sito Web (pagine più visitate, numero di visitatori per fascia oraria o giornaliera, aree geografiche di provenienza, ecc.) e per controllare il corretto funzionamento del Sito Web stesso e dei servizi offerti tramite esso.

In questa categoria di dati rientrano: log files, indirizzi ip, nomi a dominio dei terminali degli utenti, indirizzi in notazione uri (uniform resource identifier), orari e metodi di richieste al server, risposte del server, altri parametri riguardanti il sistema operativo e l’ambiente informatico utilizzato da ciascun utente del Sito Web.

I dati di navigazione non persistono oltre 7 giorni e vengono cancellati immediatamente dopo la loro aggregazione, fatta salva l’eventuale necessità di accertamento di reati da parte dell’Autorità Giudiziaria.

Durante la navigazione, Poltrona Frau raccoglie anche i cookies (piccoli file di testo contenenti una certa quantità di informazioni scambiate tra il Sito Web ed il browser utilizzato).

Per sapere come Poltrona Frau gestisce i cookies, è possibile visitare la Cookie Policy.

Call Center

Eventuali telefonate al numero del Call Center indicato sul Sito Web possono comportare il trattamento dei Suoi Dati forniti in tale occasione, al fine di dare riscontro alle Sue richieste. 

Poltrona Frau può avvalersi di call center di terzi che operano, sempre nel pieno rispetto della normativa sulla privacy, con apposito contratto di servizio per conto del Titolare, ed in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell’art 28 GDPR. 

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASE GIURIDICA – OBBLIGATORIETA' O FACOLTATIVITA' DEL CONFERIMENTO

A) Eseguire la vendita di Prodotti tramite il Sito Web (ivi comprese, ad esempio, la consegna, l'eventuale fatturazione, etc.) e gestire i servizi post-vendita (ad esempio, resi, rimborsi, riparazioni, etc.)

La base giuridica su cui si fonda il trattamento è la necessità di dare esecuzione ad obblighi pre-contrattuali e contrattuali di cui Lei è parte, oltre alla necessità di adempiere ad obblighi di legge.

Il conferimento dei Suoi Dati per questa finalità è obbligatorio ed, in mancanza, Poltrona Frau non sarà in grado di dare corso al corrispondente ordine di acquisto o di gestire i servizi legati alla post-vendita dei Prodotti.

B) ConsentirLe la registrazione e l'accesso in una delle aree riservate “Architetti e Designers”, "Rivenditori" e "Clienti" del Sito Web e fruire dei relativi servizi.

La base giuridica su cui si fonda il trattamento è la necessità di dare esecuzione ad obblighi pre-contrattuali e contrattuali di cui Lei è parte, oltre alla necessità di adempiere ad obblighi di legge.

Il conferimento dei Dati per questa finalità è facoltativo. Qualora Lei non volesse conferire i Suoi Dati, non Le sarà possibile fruire dei servizi a ciò correlati nelle aree riservate del Sito Web.

C) Gestire le richieste inoltrate al Call Center

La base giuridica su cui si fonda il trattamento è la necessità di dare esecuzione ad obblighi pre-contrattuali e contrattuali di cui Lei è parte, oltre alla necessità di adempiere ad obblighi di legge.

Il conferimento dei Suoi Dati per questa finalità è facoltativo. Tuttavia, in mancanza di tale conferimento, non sarà possibile per Poltrona Frau processare le Sue richieste al nostro Call Center.

D) Gestione delle richieste di contatto tramite la apposita pagina del Sito Web, ivi incluse le richieste di informazioni e/o di prenotazioni per il Museo Poltrona Frau.

La base giuridica su cui si fonda il trattamento è la necessità di dare esecuzione ad obblighi pre-contrattuali e contrattuali di cui Lei è parte, oltre alla necessità di adempiere ad obblighi di legge.

Il conferimento dei Suoi Dati per questa finalità è facoltativo. Tuttavia, in mancanza di tale conferimento, non sarà possibile per Poltrona Frau processare le richieste e/o le prenotazioni di visite presso il Museo Poltrona Frau inviate tramite il Sito Web.

E) ComunicarLe informazioni di natura commerciale, su collezioni, esposizioni ed eventi, anche tramite la nostra newsletter, ovvero permetterLe di partecipare ad eventuali sondaggi di soddisfazione della clientela e ricerche di mercato per il miglioramento dei Prodotti.

La base giuridica è il suo esplicito consenso al trattamento dei Dati per questa finalità. Qualora lo avesse prestato, può revocarlo in qualsiasi momento cliccando sul tasto unsuscribe contenuto nelle email o nelle newsletter ricevute oppure scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com.  

Il conferimento dei Dati per questa finalità è facoltativo. In caso non volesse conferire i Suoi Dati, non sarà possibile per Poltrona Frau mantenerLa costantemente aggiornato sulle offerte e promozioni riservate alla propria clientela, né utilizzare i Dati per ricerche di mercato ed analisi statistiche e di soddisfazione della clientela.

Lei ha anche, in ogni caso, la possibilità di preferire di essere contattato esclusivamente tramite modalità tradizionali, manifestando la propria opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com.

F) Comunicare i Suoi Dati ad altre società del Gruppo di cui fa parte Poltrona Frau affinché le stesse possano mandarle informazioni di natura commerciale, su collezioni, esposizioni ed eventi, anche tramite newsletter, in relazione ai propri prodotti e servizi e per partecipare ad eventuali sondaggi di soddisfazione della clientela e ricerche di mercato per il miglioramento dei Prodotti.

La base giuridica è il suo esplicito consenso al trattamento dei Dati per questa finalità. Qualora lo avesse prestato, può revocarlo in qualsiasi momento cliccando sul tasto unsuscribe contenuto nelle email o nelle newsletter ricevute oppure scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com.  

Il conferimento dei Dati per questa finalità è facoltativo. In caso non volesse conferire i Suoi Dati, non sarà possibile per Poltrona Frau comunicare i Dati alle altre società del Gruppo per tali finalità. 

Lei ha anche, in ogni caso, la possibilità di preferire di essere contattato esclusivamente tramite modalità tradizionali, manifestando la propria opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com.

G) Categorizzazione degli utenti del Sito Web sulla base di una serie di parametri, ai fini dell'invio personalizzato delle comunicazioni e newsletter. 

La base giuridica è il legittimo interesse del Titolare al raggiungimento della massima efficienza delle proprie attività di marketing.

Invieremo comunicazioni a contenuto promozionale tenendo conto delle Sue preferenze soltanto previo Suo consenso, il quale potrà essere revocato in ogni momento e senza pregiudizio. Può in ogni momento esercitare il Suo diritto ad opporsi alla ricezione di queste comunicazioni, immediatamente o successivamente, cliccando sul tasto unsubscribe contenuto nelle email o nelle newsletter ricevute oppure scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com.

H) L'invio di comunicazioni contenenti proposte commerciali inerenti a Prodotti affini a quelli già acquistati (soft spam).

La base giuridica è il legittimo interesse di Poltrona Frau a sviluppare le relazioni con la propria clientela ed incrementare il volume delle richieste e delle vendite dei Prodotti.

Può in ogni momento esercitare il Suo diritto ad opporsi alla ricezione di queste comunicazioni, immediatamente o successivamente, cliccando sul tasto unsubscribe contenuto nelle email o nelle newsletter ricevute oppure scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com.

4. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI 

 - Poltrona Frau si impegna a cancellare dai propri sistemi i Suoi Dati conferiti per l'esecuzione della vendita e la gestione dei servizi post-vendita e per l'effettuazione delle prenotazioni di visite presso il Museo Poltrona Frau decorsi 10 anni dalla data dell'ultimo acquisto/prenotazione o dall'ultima interazione con il Titolare.

 - Poltrona Frau si impegna a cancellare dai propri sistemi i Suoi Dati conferiti in relazione alle richieste inoltrate tramite il Call Center o il Sito Web decorso 1 anno dalla data del conferimento;

 - Poltrona Frau si impegna a cancellare dai propri sistemi i Suoi Dati conferiti per la Sua registrazione e l'accesso alle aree riservate “Architetti e Designers”, "Rivenditori" e "Clienti" del Sito Web ed alla fruizione dei relativi servizi, trascorsi 10 anni dalla data di cancellazione della relativa iscrizione sul Sito Web;

 - Poltrona Frau ha stabilito di provvedere alla cancellazione dei Dati trattati al fine di inviarle informazioni di natura commerciale, anche personalizzate, a seguito della categorizzazione sulla base dei parametri sopra descritti, su collezioni, esposizioni ed eventi, nonché per la partecipazione a sondaggi di soddisfazione della clientela e ricerche di mercato, decorsi 5 anni dalla raccolta dei Dati, ovvero fino a Sua eventuale opposizione. Resta in ogni caso ferma la conservazione dei Dati per 10 anni per le finalità di gestione della vendita e servizi post-vendita;

 - Poltrona Frau ha altresì stabilito di provvedere alla cancellazione dei Dati trattati per finalità di invio di comunicazioni contenenti proposte commerciali inerenti a Prodotti affini a quelli già acquistati (soft spam), decorsi 24 mesi dalla data di ciascun acquisto, ferma restando la loro conservazione per 10 anni per le finalità di esecuzione della vendita e gestione dei servizi post-vendita. 

 - In ogni caso, Poltrona Frau si impegna ad ispirare il trattamento dei Dati ai principi di adeguatezza e minimizzazione, verificandone annualmente la necessità della conservazione per un arco di tempo non superiore rispetto a quanto necessario per il conseguimento delle finalità per cui i Dati sono stati raccolti e trattati.

 - Il Titolare potrà conservare i Dati per adempire ad obblighi normativi, oppure per accertare, esercitare o difendere un proprio diritto in sede giudiziaria. 

 - Una volta raggiunte le finalità per le quali i Dati sono stati raccolti e trattati, il Titolare prenderà le opportune misure per renderli anonimi, così da impedire la Sua identificazione, restando in ogni caso salva la possibilità di continuare ad utilizzare i Dati in forma anonima.

5. MODALITA' DI TRATTAMENTO

I Dati verranno raccolti e trattati nel rispetto dei principi di correttezza, legalità e trasparenza, con modalità manuali o automatizzate, sempre entro i limiti delle finalità di trattamento descritte nella presente informativa e, in ogni caso, in modo da garantire la sicurezza e confidenzialità dei Dati.

6. EVENTUALI PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Come sopra indicato, Poltrona Frau effettua una categorizzazione degli utenti del Sito Web al fine di inviare informazioni di natura commerciale, su collezioni, esposizioni ed eventi personalizzate. 

Tale procedimento viene effettuato suddividendo gli interessati secondo categorie poco invasive, quali Paese di residenza, fascia di età, categoria di appartenenza (privato/professionista), valore, frequenza e canali di acquisto dei Prodotti.  

In seguito a questa analisi, che potrà svolgersi anche in forma automatizzata, l'utente potrà essere classificato in uno o più gruppi con diverse caratteristiche e ricevere da Poltrona Frau comunicazioni personalizzate che Poltrona Frau ritiene siano in linea con i suoi gusti e preferenze.

In relazione a tale trattamento Poltrona Frau ha positivamente condotto un test di bilanciamento al fine di determinare che il trattamento legato alla categorizzazione in esame è condotto sulla base giuridica del legittimo interesse del Titolare al raggiungimento della massima efficienza nelle proprie attività di marketing.  

7. SOGGETTI AUTORIZZATI AL TRATTAMENTO

I Dati potranno essere trattati dagli incaricati di Poltrona Frau, che sono stati espressamente autorizzati e hanno ricevuto adeguate istruzioni operative in relazione alle finalità del trattamento sopra esposte.

8. CATEGORIE DI SOGGETTI DESTINATARI DEI DATI

I Dati non saranno oggetto di diffusione.

I seguenti soggetti potranno venire a conoscenza dei Dati in relazione alle finalità del trattamento sopra esposte e potranno trattarli, in autonomia, come distinti Titolari del trattamento, ovvero in qualità di Responsabili del trattamento appositamente nominati da Poltrona Frau (l'elenco di tali soggetti può essere richiesto al Titolare scrivendo a privacy@poltronafraugroup.com):

 - Società del Gruppo di cui fa parte Poltrona Frau per l'invio di informazioni di natura commerciale, su collezioni, esposizioni ed eventi, da parte delle suddette società in relazione ai propri prodotti e servizi;

 - Società del Gruppo di cui fa parte Poltrona Frau per finalità amministrative e contabili;

 - Soggetti che possono accedere ai Dati in forza di disposizioni di legge previste dal diritto dell’Unione Europea o da quello dello Stato membro cui è soggetto il Titolare;

 - Società che svolgono e forniscono ulteriori servizi connessi alle finalità del trattamento, operatori bancari, carrier di pagamenti elettronici, emittenti di carte di credito, internet provider, corrieri e spedizionieri, società che svolgono attività di invio di newsletter o ricerche di mercato, società che offrono servizi di analisi di dati, società che offrono infrastrutture informatiche e servizi di assistenza e consulenza informatica, studi legali o di commercialisti, revisori;

 - Acquirenti o successori di Poltrona Frau in caso di fusione, cessione, ristrutturazione, riorganizzazione, dissoluzione o altra vendita o trasferimento di alcuni o tutti i beni di Poltrona Frau, in cui i Dati dovessero essere oggetto di trasferimento.

9. TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI VERSO PAESI TERZI

L’intero trattamento dei Dati si svolge in Italia e nei Paesi nell'Unione Europea.

Qualora vi fosse esigenza di trasferire i Dati verso Paesi Terzi, il Titolare stesso si impegna ad: 

 - Assicurarsi che il Paese in cui saranno inviati i Dati garantisca un livello adeguato di protezione, così come previsto dall’articolo 45 GDPR; oppure

 - Utilizzare le clausole contrattuali standard di protezione dei Dati approvate dalla Commissione Europea per il trasferimento di informazioni personali al di fuori del SEE ai sensi dell’articolo 46.2 GDPR; oppure

 - Assicurarsi, qualora i Dati dovessero essere trasferiti negli Stati Uniti, che il soggetto terzo sia iscritto al Privacy Shield.

10. DIRITTI DELL'INTERESSATO AL TRATTAMENTO – RECLAMO ALL'AUTORITA' DI CONTROLLO

In relazione ai predetti trattamenti dei Dati, è possibile esercitare, in qualunque momento, tramite e-mail all'indirizzo privacy@poltronafraugroup.com, i seguenti diritti, alle condizioni ed entro i limiti di cui agli artt. 12 e 13 GDPR:

Diritto di accesso (art. 15 GDPR); Diritto di rettifica dei dati inesatti e integrazione dei dati incompleti (art. 16 GDPR); Diritto di cancellazione dei Dati (art. 17 GDPR); Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 GDPR); Diritto di opposizione al trattamento svolto ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f) GDPR;

L'Utente ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo, ossia al Garante Italiano per la Protezione dei Dati (cd. "Garante Privacy") e/o ad altre autorità di controllo competenti (art. 77 GDPR).

Inoltre, nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e sia effettuato con strumenti automatizzati, è possibile esercitare il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati, nonché, se tecnicamente fattibile, di trasmetterli ad altro titolare senza impedimenti ai sensi dell'art. 20 GDPR.

Ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato per finalità di marketing.

Ha altresì il diritto di opporsi in ogni momento al trattamento dei Dati, immediatamente o successivamente al conferimento dei Dati stessi, in relazione all'invio da parte del Titolare di comunicazioni non richieste contenenti proposte commerciali inerenti a Prodotti affini a quelli già acquistati (soft spam) effettuate direttamente all'indirizzo e-mail fornito in occasione dell'acquisto di Prodotti, ai sensi dell'art. 130, comma 4, del D.Lgs. n. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018. 

Resta ferma la Sua possibilità di preferire di essere contattato per le finalità di marketing esclusivamente tramite modalità tradizionali, manifestando la propria opposizione solo alla ricezione di comunicazioni attraverso modalità automatizzate.

11. MINORI

Il Sito Web ed i Prodotti ivi offerti da Poltrona Frau non sono in alcun modo destinati a minori di 18 anni, pertanto il Titolare non effettua alcuna raccolta e/o trattamento di dati personali riferiti a soggetti di minore età. Nel caso in cui venissero comunque immessi nel Sito Web dei dati personali inerenti a minori di età, Poltrona Frau provvederà alla loro cancellazione.

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Qualora volesse inviare a Poltrona Frau la Sua candidatura per una posizione lavorativa presso il Titolare, i Suoi dati saranno trattati in conformità con quanto indicato nella relativa informativa privacy, disponibile al seguente link: CARREERS 

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La presente Informativa è valida sin dalla data di pubblicazione. Il Titolare potrebbe apportare modifiche e/o integrazioni a detta Informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative.