Par les présentes, Poltrona Frau S.p.A., en tant que responsable du traitement, souhaite informer ses clients B2B, revendeurs, détaillants et autres contreparties contractuelles du Responsable du traitement, dans le cadre d’une autre relation commerciale, sur les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel, conformément au décret législatif italien n° 196/2003, tel que modifié et complété, et avec le règlement européen relatif à la protection des données à caractère personnel n° 679/2016 (ci-après le « Règlement européen »).

 

1. RESPONSABLE DU TRAITEMENT ET DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

 

Poltrona Frau S.p.A. à actionnaire unique (« Poltrona Frau » ou le « Responsable »), société soumise à la gestion et à la coordination de Haworth Italy Holding S.r.l. numéro de TVA 05079060017 dont le siège social se trouve Via Busnelli, n. 1, 20821 Meda (MB) - Italie, qui peut être contactée à l’adresse e-mail suivante [email protected], est le responsable du traitement en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel décrit dans la présente politique.

Comme décrit dans la présente politique, le Responsable collectera et traitera les données à caractère personnel via un système innovant de gestion de la relation client « CRM ». La collecte pourra être effectuée directement par la personne concernée - lorsque la contrepartie contractuelle du Responsable est une personne physique ou une entreprise individuelle - ou par la société/entité à laquelle la personne concernée appartient lors de l’inscription à des évènements, sur la plateforme numérique interactive de Poltrona Frau ou lors d’événements, de salons, de réunions de travail et dans la phase de négociation et/ou de conclusion et/ou d’exécution et/ou de résiliation du contrat établi avec le Responsable. Les données collectées seront intégrées dans la base de données centrale de Poltrona Frau qui les traitera, en tant que responsable autonome, à des fins de marketing (comme décrit ci-dessous), tant pour les activités exercées en Italie que pour les activités exercées à l’étranger. Les données pourront également être collectées par des sociétés liées et/ou contrôlées et par des revendeurs ou des partenaires commerciaux de Poltrona Frau qui opèrent en Italie et à l’étranger et, dans ce cas, ils seront désignés par le Responsable comme sous-traitants.

En ce qui concerne en revanche la gestion uniquement des activités de vente et d’après-vente dans certains de nos showrooms, les sociétés énumérées au bas de la présente politique collecteront et traiteront les Données en tant que responsables autonomes, comme indiqué dans la présente politique, le cas échéant.

Le Responsable a désigné un délégué à la protection des données (le « DPD »), qui peut être contacté aux coordonnées indiquées au paragraphe 11) de la présente politique. 

 

2. À QUI S’APPLIQUE LA PRÉSENTE POLITIQUE ?

 

La présente politique sur le traitement des données à caractère personnel s’applique au traitement, par le Responsable, des données à caractère personnel des :

 

a)      clients B2B, concessionnaires, revendeurs et autres contreparties contractuelles du Responsable, dans le cas de personnes physiques ou d’entreprises individuelles ; et

b)     représentants légaux, associés (personnes physiques), administrateurs, fondés de pouvoir, membres du collège des commissaires aux comptes, membres de l’organe de surveillance, directeurs techniques, autres personnes ayant des pouvoirs de représentation et/ou de direction et/ou de contrôle qui sont des personnes physiques, ainsi que les employés et collaborateurs de clients B2B, de concessionnaires, de revendeurs et d’autres contreparties contractuelles ;

(ci-après conjointement dénommés les « Personnes concernées »).

 

3. QUELLES SONT LES DONNÉES TRAITÉES ?

 

Le Responsable collecte les données à caractère personnel relatives à la Personne concernée directement auprès de cette dernière - lorsque la contrepartie contractuelle du Responsable est une personne physique ou une entreprise individuelle - ou auprès de la société/entité à laquelle la Personne concernée appartient, lors de l’inscription à l’évènement auquel la Personne concernée souhaite participer, pour l’inscription sur la plateforme numérique interactive de Poltrona Frau ou lors d’événements, de salons, de réunions de travail et dans la phase de négociation et/ou de conclusion et/ou d’exécution et/ou de résiliation du contrat établi avec le Responsable. En outre, le Responsable pourrait collecter des données à caractère personnel relatives à la Personne concernée dans des listes, registres et autres sources accessibles au public - telles que, par exemple, les données déclarées dans le k-bis de la société à laquelle appartient la Personne concernée - ainsi que dans les bases de données d’entités qui offrent des informations sur la fiabilité commerciale des entrepreneurs et des responsables.

En fonction des finalités et du moment de la collecte, le Responsable traite les types de données à caractère personnel suivants relatifs à la Personne concernée :

a)      les données d'état civil, les coordonnées, la pièce d’identité et la fonction exercée au sein de la société/entité à laquelle appartient la Personne concernée ;

b)     la dénomination sociale, l’adresse du siège social et des éventuelles succursales, le numéro de TVA et/ou le numéro d’identification fiscale, les coordonnées du ou des comptes bancaires de la Personne concernée, dans le cas où cette dernière est une personne physique ou une entreprise individuelle ;

c)      les données relatives à la fiabilité économique et financière de la Personne concernée - dans le cas d’une entreprise individuelle ou d’une société unipersonnelle - collectées en utilisant des bases de données d’entités qui offrent des informations sur la fiabilité commerciale des entrepreneurs et des responsables et qui ont adhéré au Code de conduite pour le traitement des données à caractère personnel dans le domaine de l’information commerciale approuvé par l’Autorité de contrôle pour le traitement des données à caractère personnel. Pour plus d’informations, y compris sur les catégories de données collectées via l’utilisation de ces bases de données, la Personne concernée peut consulter la politique de confidentialité des entités offrant les informations en question, disponible sur le site www.informativaprivacyancic.it ;

d)     d’autres données à caractère personnel relatives à la Personne concernée qui peuvent être collectées par le Responsable au cours de la phase de négociation et/ou de conclusion et/ou d’exécution et/ou de résiliation du contrat établi avec le Responsable ;

(ci-après conjointement les « Données »).

Il est conseillé aux Personnes concernées de ne pas fournir au Responsable des Données qui ne sont pas nécessaires à la poursuite des finalités énoncées dans la présente politique sur le traitement des données à caractère personnel.

 

4. POUR QUELLES FINALITÉS LES DONNÉES SONT-ELLES TRAITÉES ?

 

Le Responsable traite les Données des Personnes concernées pour :

a)      mener des négociations et exécuter le contrat auquel la Personne concernée est partie lors d’un achat en ligne ou au showroom, pour l’inscription à l’un des événements organisés par le Responsable ou pour l’inscription à la plateforme numérique interactive du Responsable (ci-après les « Finalités contractuelles ») ;

b)     remplir les obligations découlant de la législation applicable, y compris la législation fiscale (ci-après les « Finalités légales ») ; et

c)      si la contrepartie contractuelle du Responsable est une société, poursuivre l’intérêt légitime du Responsable à mener des négociations et à exécuter le contrat auquel la société/entité à laquelle appartient la Personne concernée est partie ;

d)     poursuivre l’intérêt légitime du Responsable à vérifier la sécurité et la fiabilité commerciale et financière de ses clients B2B, concessionnaires, revendeurs et autres contreparties contractuelles, prévenir la fraude, garantir la solidité de la gestion et la bonne exécution des relations commerciales entre le Responsable et ses clients B2B, concessionnaires, revendeurs et autres contreparties contractuelles,

e)      faire valoir et défendre ses droits, y compris dans le cadre de procédures de recouvrement de créances, contre la Personne concernée ou des tiers dans tout litige ;

f)        exercer des activités nécessaires au transfert d’entreprise et de branches d’entreprise, aux acquisitions, aux fusions, aux scissions ou autres transformations et à l’exécution de ces opérations ;

g)      envoyer des communications commerciales sur les collections, les expositions et les événements relatifs au Responsable aux acheteurs professionnels potentiels des produits et services de ce dernier. Nous effectuerons ces communications périodiquement, pas plus de 2 fois par mois ou à l’occasion d’initiatives particulières (par exemple Salon du meuble) par e-mail aux adresses des Personnes concernées indiquées le cas échéant dans le cadre de la relation contractuelle entre le Responsable et la société/entité à laquelle appartient la Personne concernée ;

h)      communiquer à d’autres sociétés du groupe auquel appartient le Responsable les coordonnées d’acheteurs professionnels potentiels des produits et services de ces mêmes sociétés du groupe du Responsable afin qu’elles puissent leur envoyer des informations commerciales sur les collections, expositions et événements, y compris par une newsletter, en ce qui concerne ses produits et services (les sociétés du groupe sont : Poltrona Frau, Cappellini, Cassina, Ceccotti, DZine, Karakter, Janus et Cie, Luminaire, Luxury Living Group. La liste mise à jour des sociétés du groupe peut être demandée au Responsable en envoyant un e-mail à l’adresse indiquée au paragraphe 11) ci-dessous). Les sociétés du groupe effectueront ces communications périodiquement, pas plus d'une fois par mois ou à l’occasion d’initiatives particulières (par exemple Salon du meuble) par e-mail aux adresses des Personnes concernées indiquées le cas échéant dans le cadre de la relation contractuelle entre le Responsable et la société/entité à laquelle appartient la Personne concernée ; De plus, afin de limiter ces communications à ce qui est strictement nécessaire, la Personne concernée ne recevra des e-mails qu’après l’évaluation de l’opportunité commerciale par la société du groupe qui a enregistré le contact. Cette évaluation sera basée sur deux critères :

(i)      le type de clientèle à laquelle appartient la Personne concernée (par conséquent, par exemple, les communications promotionnelles ne seront pas envoyées aux fournisseurs de Poltrona Frau, qui, en vertu de la relation commerciale existante ou pour laquelle des négociations sont en cours avec cette dernière, sont considérés comme non concernés par l’achat des produits ou la participation aux événements du Responsable, tandis qu’elles seront toujours adressées aux professionnels qui sont des acheteurs potentiels des produits ou services des sociétés du groupe auquel appartient le Responsable, afin qu’ils soient informés de toutes les opportunités commerciales avec les sociétés du Groupe) ; et

(ii)    le secteur d’activité de la Personne concernée (par exemple, si le mobilier d’extérieur ne présente pas d’intérêt pour l’activité de la Personne concernée, les communications relatives à Janus et Cie ne lui seront pas envoyées).

De cette manière, l’envoi de communications ne se fait pas sans distinction et potentiellement inappropriée, mais à l’avantage immédiat tant des Personnes concernées (qui reçoivent toutes et uniquement les communications susceptibles de les intéresser) que du Responsable. Chaque Personne concernée sera toujours libre de demander directement à chaque société du groupe de recevoir du matériel promotionnel, auquel cas il ne sera plus nécessaire d’évaluer la société avec laquelle elle avait initialement eu des contacts ;

 

(les finalités visées aux points de c) à h) sont définies conjointement comme les « Finalités d’intérêt légitime »).

 

5. SUR QUELLES BASES LES DONNÉES SONT-ELLES TRAITÉES ?

 

Le traitement des Données est nécessaire dans le cadre des Finalités contractuelles et des Finalités légales visées au paragraphe 4, points a) et b), afin de vous permettre de participer à l’événement, de vous inscrire sur la plateforme, de négocier, de conclure, d’exécuter et/ou de résilier le contrat entre le Responsable et la Personne concernée ainsi que pour se conformer aux dispositions de la législation applicable. Le fait de ne pas fournir les Données pour ces finalités rendra impossible pour le Responsable de vous permettre de participer à l’événement, de vous inscrire sur la plateforme ou d’exécuter le contrat susmentionné.

Le traitement des données pour les Finalités d’intérêt légitime est effectué conformément à l’article 6, point f) du Règlement européen pour la poursuite de l’intérêt légitime du Responsable, qui est équilibré par rapport à l’intérêt légitime des Personnes concernées, car l’activité de traitement des Données à caractère personnel est (i) limitée à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des opérations économiques et des autres activités indiquées dans les points c) à f) ci-dessus et est (ii) nécessaire au maintien des relations commerciales avec les clients professionnels pour les activités visées aux points g) et h). Le traitement pour les Finalités d’intérêt légitime n’est pas obligatoire et la Personne concernée peut s’opposer immédiatement ou ultérieurement à chaque traitement selon les modalités indiquées au paragraphe 11) de la présente politique, mais si la Personne concernée s’oppose à un tel traitement, ses données ne pourront être utilisées pour les Finalités d’intérêt légitime. Par exemple, dans le cas des activités visées aux points g) et h), la Personne concernée peut s’opposer à la fois à la communication de ses coordonnées à d’autres sociétés du Groupe mais aussi de manière générale à recevoir toute communication promotionnelle de la part du Responsable, sans que cela ne porte préjudice en aucune façon à la relation contractuelle avec le Responsable. 

 

6. COMMENT SONT TRAITÉES LES DONNÉES ?

 

En ce qui concerne les finalités susmentionnées, les Données seront traitées à la fois par l’utilisation d’outils informatisés ou dans tous les cas automatisés et sur papier, et seront protégées par des mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel. En particulier, le Responsable adopte des mesures organisationnelles et des techniques appropriées pour protéger les Données en sa possession contre la perte, le vol, ainsi que l’utilisation, la divulgation ou la modification non autorisée des Données.

 

7. À QUI LES DONNÉES SONT-ELLES COMMUNIQUÉES ?

 

Pour les finalités visées au paragraphe 4, le Responsable peut communiquer - en tout ou en partie - les Données des Personnes concernées aux catégories de personnes suivantes :

a)      les employés du Responsable ou des entités indiquées ci-dessous, en qualité de personnes chargées du traitement, dans le cadre de leurs fonctions respectives et dans les limites établies par la loi ;

b)     les prestataires de services essentiels ou de soutien à ceux fournis par le Responsable et donc, à titre d’exemple mais non limitatif, les conseillers juridiques, administratifs et fiscaux, les établissements bancaires pour la gestion des encaissements et des paiements découlant de l’exécution du contrat entre le Responsable et la Personne concernée ou la société/entité à laquelle elle appartient, les cabinets d’audit, les sociétés en charge de la gestion d’événements, les sociétés en charge de l’envoi de newsletters marketing, les prestataires de services technologiques, en tant que responsables autonomes ou de sous-traitants ;

c)      les clients finaux qui peuvent demander le nom ou l’adresse de contact de la Personne concernée afin d’utiliser les services offerts par cette dernière ou par la société/entité à laquelle elle appartient ;

d)     les fournisseurs indirects et/ou sous-traitants exerçant des activités liées à l’exécution du contrat entre le Responsable et la Personne concernée ou la société/entité à laquelle appartient cette dernière, en tant que sous-traitants externes ;

e)      d’autres sociétés appartenant au groupe dont fait partie le Responsable, situées en Italie et à l’étranger, en tant que responsables du traitement pour leurs propres finalités de marketing ;

f)        les revendeurs ou les partenaires commerciaux du Responsable ou des sociétés du groupe auquel appartient le Responsable qui effectuent des services pour le compte de ce dernier, y compris la collecte de données à saisir dans le système de gestion de la relation client « CRM ». Ces entités agiront en tant que sous-traitants du traitement ;

g)      les organismes publics et/ou les autorités judiciaires et/ou de contrôle dont le droit d’accès aux données de la Personne concernée est prévu par la législation applicable, en tant que responsables autonomes du traitement ; et

h)      les entités cessionnaires d’une entreprise ou d’une branche d’entreprise, les sociétés résultant d’éventuelles fusions, scissions ou autres transformations du Responsable, en tant que responsables autonomes du traitement.

Certaines des entités énumérées ci-dessus peuvent être situées dans des pays hors Union européenne ou Espace économique européen. En particulier, les Données qui seront saisies dans la base de données CRM, dont les serveurs sont situés sur le territoire de l’Union européenne, seront partagées avec des entités qui pourraient toutefois être situées à la fois à l’intérieur et à l’extérieur de l’EEE, puisque le Responsable propose ses produits et services à des clients et à des partenaires commerciaux dans tous les pays où il est présent.

Dans ce cas, la communication des Données aura lieu conformément à ce qui est indiqué dans le paragraphe suivant.

 

8. LES DONNÉES SONT-ELLES TRANSFÉRÉES À L’ÉTRANGER ?

 

Les Données pourront, dans le respect de la réglementation applicable, être transférées à l’étranger, y compris vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen et, notamment, vers les pays dans lesquels se trouve le siège des sociétés du groupe auquel appartient le Responsable, ainsi que les showrooms et les revendeurs agréés des produits et services du Responsable et qui y auront accès via le système CRM ; une liste complète de ces dernières entités est disponible sur le site www.poltronafrau.com, tandis que la liste complète des sociétés du groupe peut être demandée au Responsable en envoyant un e-mail à l’adresse indiquée au paragraphe 11) ci-dessous. Tout transfert de Données vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen sera, dans tous les cas, effectué dans le respect des garanties appropriées et adéquates aux fins du transfert, conformément aux articles 44 et suivants du Règlement européen.

Dans tous les cas, la Personne concernée sera informée de tout transfert des Données en dehors de l’Espace économique européen, par la mise à jour de la présente politique, selon les modalités indiquées dans les paragraphes suivants.

 

9. PENDANT COMBIEN DE TEMPS LES DONNÉES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

 

Les Données seront conservées par le Responsable :

a)      pour l’inscription à l’événement, pour l’inscription à la plateforme numérique interactive ou en cas d’issue positive des négociations contractuelles, pendant une période égale à la durée du contrat conclu entre le Responsable et la Personne concernée, ou la société/entité à laquelle elle appartient, et pendant les 10 ans suivant sa résiliation ;

b)     en cas d’issue négative des négociations contractuelles, les Données seront supprimées à l’issue de la phase de négociation ;

et sous réserve dans tous les cas que la conservation ultérieure des Données ne soit nécessaire pour exercer ou défendre un droit du Responsable envers la Personne concernée ou des tiers dans tout litige.

En ce qui concerne les données traitées pour les finalités d’envoi de communications commerciales, le Responsable traitera les données de la Personne concernée jusqu’à l’exercice éventuel du droit d’opposition et, dans tous les cas, au plus tard 2 ans à compter de la fin de la relation contractuelle entre le Responsable et la société/entité à laquelle appartient la Personne concernée.

À la fin de la période de conservation, les données seront supprimées, anonymisées ou agrégées.

 

10. QUELS SONT LES DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES ?

 

Sans préjudice de la possibilité pour la Personne concernée de ne pas fournir ses Données, la Personne concernée peut, à tout moment et gratuitement :

a)      obtenir la confirmation de l’existence ou non de Données la concernant ;

b)     connaître l’origine des Données, les finalités du traitement et ses modalités, ainsi que la logique appliquée au traitement effectué à l’aide d’outils électroniques ;

c)      demander la mise à jour des Données la concernant, leur rectification ou - si cela est dans son intérêt - obtenir que les Données la concernant soient complétées ;

d)     obtenir l’annulation, la transformation sous forme anonyme ou le blocage de toute Donnée traitée en violation de la loi, ainsi que s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement ;

e)      retirer son consentement, s’il a été donné précédemment ;

f)        demander au Responsable de limiter le traitement des Données la concernant dans le cas où (i) la Personne concernée conteste l’exactitude des Données, pendant la durée nécessaire au Responsable pour vérifier l’exactitude de ces Données ; (ii) le traitement est illicite et la Personne concernée s’oppose à l’effacement des Données et demande à la place que leur utilisation soit limitée ; (iii) bien que le Responsable n’en ait plus besoin aux fins du traitement, les Données sont nécessaires à la Personne concernée pour constater, exercer ou défendre un droit en justice ou à l’amiable ; (iv) la Personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de l’article 21, paragraphe 1, du Règlement européen en attendant la vérification de l’éventuelle prévalence des motifs légitimes du Responsable par rapport à ceux de la Personne concernée ;

g)      s’opposer à tout moment au traitement des Données la concernant pour des Finalités d’intérêt légitime ;

h)      demander la suppression des Données la concernant sans retard injustifié et

i)        obtenir la portabilité des Données la concernant.

La Personne concernée aura également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle pour la protection des données à caractère personnel aux contacts disponibles sur le site www.garanteprivacy.it, lorsque les conditions sont réunies.

Les demandes d’exercice des droits peuvent être adressées par écrit au Responsable, qui peut être contacté à l’adresse e-mail suivante [email protected].

 

11. DPD

 

Le Responsable a désigné un DPD qui est chargé de veiller à ce que le Responsable respecte les obligations requises par la législation sur la protection des données à caractère personnel.

La Personne concernée peut contacter le DPD de manière sécurisée et confidentielle, à tout moment, si elle a des questions générales sur le traitement de ses données à caractère personnel, ou pour toute question relative à la protection des données. L’adresse e-mail du délégué à la protection des données est : [email protected].

 

12. MODIFICATIONS ET MISES À JOUR

 

La présente politique est valable à compter de la date d’entrée en vigueur. Le Responsable peut toutefois modifier et/ou compléter la présente politique, notamment en conséquence de modifications et/ou de compléments réglementaires ultérieurs.

 

 

RESPONSABLES AUTONOMES DU TRAITEMENT DES DONNÉES POUR LA GESTION DES VENTES DANS LES SHOWROOMS
ITALIE	Diecidieci S.r.l. à actionnaire unique N° de TVA : IT 02117961207 Adresse du siège social : Strada Maggiore, n°27, 40123 Bologne (BO) - Italie, E-mail : [email protected]
ROYAUME-UNI	Raison sociale : Poltrona Frau UK Ltd. N° de TVA : GB 766218904 Adresse du siège social : 150 St. John Street - London EC1V 4UD E-mail : [email protected]
FRANCE	Raison sociale : Frau France Sarl N° de TVA : FR 86330005018 Adresse du siège social : 260, boulevard Saint-Germain - 75007 Paris E-mail : [email protected]
SINGAPOUR	Raison sociale : Poltrona Frau (Asia-Pacific) Pte Ltd, N° de TVA : 200101573M Adresse du siège social : 6 Temasek Boulevard, 35-03 SUNTEC TOWER 4 - SINGAPOUR 038986 E-mail : [email protected]
CHINE	Raison sociale : Cassina (Shanghai) Trading Co., Ltd. N° de TVA : néant Adresse du siège social : Suite 2107 Oriental Century Building - N. 345 Xian Xia Road - 200336 Shanghai E-mail : [email protected]
USA	Raison sociale : Poltrona Frau Group North America, Inc. N° de TVA : néant Adresse du siège social : 151 Wooster Street, 2e étage - New York NY 10012 E-mail : [email protected]
Émirats arabes unis	Raison sociale : PF Emirates Interiors LLC N° de TVA : néant Adresse du siège social : 653 Jumeira Road, Umm Suqeim 1 - PO Box 25592 Dubaï, Émirats arabes unis E-mail : [email protected]
INDE	Raison sociale : Poltrona Frau India Private Ltd N° de TVA : néant Adresse du siège social : 101 Wakefield House - Sprott Road Ballard Estate - Mumbai 400001 E-mail : [email protected]