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Informativa in materia di protezione dei dati personali B2B

Versione del 31 maggio 2022

 

Con la presente, Poltrona Frau S.p.a. in qualità di titolare del trattamento, desidera informare i propri clienti B2B, dealer, rivenditori, e le altre controparti contrattuali del Titolare, nell'ambito di un diverso rapporto commerciale, circa le modalità di trattamento dei loro dati personali, in conformità con il D.Lgs. n. 196/2003, come successivamente modificato e integrato, e con il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali n. 679/2016 (di seguito, "Regolamento Europeo").

 1.       Titolare e responsabile della protezione dei dati

Poltrona Frau S.p.A. a socio unico ("Poltrona Frau" o "Titolare"), società soggetta ad attività di direzione e coordinamento da parte di Haworth Italy Holding S.r.l. P. IVA n. 05079060017 con sede legale in Via Busnelli, n. 1, 20821 Meda (MB), che può essere contattata al seguente indirizzo email [email protected], è il titolare del trattamento in relazione al trattamento dei dati personali descritto nella presente informativa.

Come descritto nella presente informativa, il Titolare raccoglierà e tratterà i dati personali attraverso un innovativo sistema di gestione delle relazioni con la clientela "CRM". La raccolta potrà avvenire direttamente dall'Interessato - laddove la controparte contrattuale del Titolare sia una persona fisica o ditta individuale - o dall'azienda/ente a cui l'Interessato afferisce in occasione dell'iscrizione ad eventi, alla piattaforma digitale interattiva di Poltrona Frau o nel corso di eventi, fiere, riunioni di lavoro e nella fase di negoziazione e/o conclusione e/o esecuzione e/o cessazione del contratto instaurato con il Titolare. I dati raccolti confluiranno nella banca dati centrale di Poltrona Frau che li tratterà, in qualità di titolare autonomo, per finalità di marketing (come più avanti descritto), sia per le attività poste in essere in Italia che per le attività realizzate all’estero. I dati potranno essere raccolti anche dalle società collegate e/o controllate e dai rivenditori o partner commerciali di Poltrona Frau che operano in Italia e all’estero e in tal caso saranno designati dal Titolare quali responsabili del trattamento.

Con riferimento invece alla sola gestione delle attività di vendita e di post vendita presso alcuni dei nostri showroom le società elencate in calce alla presente informativa raccoglieranno e tratteranno i Dati in qualità di autonomi titolari, secondo quanto indicato nella presente informativa, per quanto applicabile.

Il Titolare ha provveduto alla designazione di un responsabile della protezione dei dati ("DPO"), che può essere contattato ai riferimenti indicati al paragrafo 11) della presente informativa.  

2.       A chi si applica l'Informativa?

La presente informativa sul trattamento dei dati personali si applica al trattamento, da parte del Titolare, dei dati personali di:

a)       Clienti B2B, dealer, rivenditori ed altre controparti contrattuali del Titolare, nel caso si tratti di persone fisiche o ditte individuali; e

b)       legali rappresentanti, soci (persone fisiche), amministratori, procuratori, membri del collegio sindacale, componenti dell'organismo di vigilanza, direttori tecnici, altri soggetti muniti di poteri di rappresentanza e/o direzione e/o controllo che siano persone fisiche, nonché dipendenti e collaboratori di clienti B2B, dealer, rivenditori, ed altre controparti contrattuali;

(di seguito congiuntamente definiti gli "Interessati").

3.       Quali Dati sono trattati?

Il Titolare raccoglie i dati personali relativi all'Interessato direttamente da quest'ultimo - laddove la controparte contrattuale del Titolare sia una persona fisica o ditta individuale - o dall'azienda/ente a cui l'Interessato afferisce, per l'iscrizione all'evento cui l'Interessato intende partecipare, per l'iscrizione alla piattaforma digitale interattiva di Poltrona Frau o nel corso di eventi, fiere, riunioni di lavoro e nella fase di negoziazione e/o conclusione e/o esecuzione e/o cessazione del contratto instaurato con il Titolare. Inoltre, il Titolare potrebbe raccogliere i dati personali relativi all'Interessato da elenchi, registri e altre fonti pubblicamente accessibili - quali, ad esempio, i dati riportati sulla visura camerale della società cui l'Interessato afferisce - nonché da banche dati di soggetti che offrono informazioni sull'affidabilità commerciale di imprenditori e manager.

A seconda delle finalità e del momento della raccolta, il Titolare tratta le seguenti tipologie di dati personali relativi all'Interessato:

a)       i dati anagrafici, i dati di contatto, documento d'identità e il ruolo ricoperto presso l'azienda/ente cui l'Interessato afferisce;

b)       la denominazione sociale, l'indirizzo della sede principale e di eventuali sedi secondarie, il numero di Partita Iva e/o il codice fiscale, gli estremi del conto o dei conti correnti bancari dell'Interessato, nel caso in cui questi sia una persona fisica o una ditta individuale;

c)       dati relativi all'affidabilità economico-finanziaria dell'Interessato - in caso di ditta individuale o di società unipersonale - raccolti tramite l'utilizzo di banche dati di soggetti che offrono informazioni sull'affidabilità commerciale di imprenditori e manager e che hanno aderito al Codice di condotta per il trattamento dei dati personali in materia di informazioni commerciali approvato dal Garante per il trattamento dei dati personali. Per maggiori informazioni, anche sulle categorie dei dati raccolti tramite l'utilizzo di tali banche dati, l'Interessato può consultare l'informativa privacy dei soggetti che offrono le informazioni in questione, consultabile sul sito Internet www.informativaprivacyancic.it;

d)       ulteriori dati personali relativi all'Interessato che dovessero essere raccolti dal Titolare nel corso della fase di negoziazione e/o conclusione e/o esecuzione e/o cessazione del contratto instaurato con il Titolare;

(di seguito congiuntamente i "Dati").

Si raccomanda agli Interessati di non fornire al Titolare Dati che non siano necessari per il perseguimento delle finalità di cui alla presente informativa sul trattamento dei dati personali.

4.       Per quali finalità sono trattati i Dati?

Il Titolare tratta i Dati degli Interessati per:

a)       svolgere le trattative e dare esecuzione al contratto di cui sia parte l'Interessato nel corso di un acquisto online o presso lo showroom, per l'iscrizione ad uno degli eventi organizzati dal Titolare o per la registrazione alla piattaforma digitale interattiva del Titolare (di seguito "Finalità Contrattuali");

b)       adempiere agli obblighi derivanti dalla normativa applicabile, ivi compresa la normativa fiscale (di seguito "Finalità di Legge"); e

c)       qualora la controparte contrattuale del Titolare sia una società, perseguire il legittimo interesse del Titolare a svolgere le trattative e dare esecuzione al contratto di cui sia parte l'azienda/ente cui lo stesso Interessato afferisce;

d)       perseguire il legittimo interesse del Titolare a verificare la sicurezza e l’affidabilità commerciale e finanziaria dei propri clienti B2B, dealer, rivenditori, e altre controparti contrattuali, prevenire frodi, garantire la solidità della gestione e la corretta esecuzione di rapporti commerciali tra il Titolare ed i propri clienti B2B, dealer, rivenditori, e altre controparti contrattuali,

e)       far valere e difendere i propri diritti, anche nell'ambito di procedure di recupero crediti, nei confronti dell'Interessato o di terzi in un eventuale contenzioso;

f)        svolgere attività funzionali a cessioni di azienda e di ramo d'azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni e per l'esecuzione di tali operazioni;

g)       inviare ai potenziali acquirenti professionali dei prodotti e servizi del Titolare comunicazioni di natura commerciale, su collezioni, esposizioni ed eventi relativi al Titolare. Effettueremo queste comunicazioni periodicamente indicativamente non più di 2 volte al mese o in occasione di particolari iniziative (es. Salone del Mobile) tramite e-mail agli indirizzi degli Interessati di volta in volta indicati nell'ambito della relazione contrattuale tra il Titolare e l'azienda/ente a cui l'Interessato afferisce;

h)       comunicare ad altre società del gruppo di cui fa parte il Titolare le informazioni di contatto dei potenziali acquirenti professionali dei prodotti e servizi delle medesime società del gruppo del Titolare affinché le stesse possano mandarle informazioni di natura commerciale, su collezioni, esposizioni ed eventi, anche tramite newsletter, in relazione ai propri prodotti e servizi (le società del gruppo sono: Poltrona Frau, Cappellini, Cassina, Ceccotti, DZine, Karakter, Janus et Cie, Luminaire, Luxury Living Group. L'elenco aggiornato delle società del gruppo può essere richiesto al Titolare inviando un'email all'indirizzo di cui al successivo paragrafo 11). Le società del gruppo effettueranno queste comunicazioni periodicamente indicativamente non più di 1 volta al mese o in occasione di particolari iniziative (es. Salone del Mobile) tramite e-mail agli indirizzi degli Interessati di volta in volta indicati nell'ambito della relazione contrattuale tra il Titolare e l'azienda/ente a cui l'Interessato afferisce. Inoltre, al fine di contenere tali comunicazioni a quanto strettamente necessario, l'Interessato riceverà email soltanto previa valutazione dell'opportunità commerciale da parte della società del gruppo che ha registrato il contatto. Tale valutazione sarà basata su due criteri:

(i)       la tipologia di clientela cui appartiene l'Interessato (pertanto, ad esempio, le comunicazioni promozionali non saranno inviate ai fornitori di Poltrona Frau, che, in virtù del rapporto commerciale in essere o per cui sono in corso trattative con quest'ultima, si ritiene non abbiano interesse ad acquistare i prodotti o partecipare agli eventi del Titolare, mentre saranno sempre dirette ai professionisti potenziali acquirenti dei prodotti o servizi delle società del gruppo di cui fa parte il Titolare, di modo che questi siano portati a conoscenza di tutte le opportunità commerciali con le società del Gruppo); e

(ii)      il settore di attività dell'Interessato (ad esempio, se per l'attività dell'Interessato non sono di interesse gli arredi da esterni, non saranno a questo inviati comunicazioni relative a Janus et Cie).

In questo modo l'invio di comunicazioni non avviene in maniera indiscriminata e potenzialmente inopportuna, bensì ad immediato vantaggio sia degli Interessati (i quali ricevono tutte e soltanto le comunicazioni di loro potenziale interesse) che del Titolare. Ciascun Interessato sarà comunque sempre libero di chiedere direttamente a ciascuna società del gruppo di ricevere materiale promozionali, in tal caso non essendo più necessaria la valutazione della società con cui originariamente ha avuto contatto;

(le finalità di cui alle lettere da c) a h) sono definite congiuntamente le "Finalità di Legittimo Interesse").

5.       Su quale base vengono trattati i Dati?

Il trattamento dei Dati è necessario con riferimento alle Finalità Contrattuali e alle Finalità di Legge di cui al paragrafo 4, lettera a) e b), al fine di consentirle la partecipazione all'evento, registrarsi alla piattaforma, negoziare, stipulare, dare esecuzione e/o cessare il contratto fra il Titolare e l'Interessato, nonché al fine di adeguarsi alle disposizioni della normativa applicabile. Il mancato conferimento dei Dati per tali finalità determinerà l'impossibilità per il Titolare di consentirle la partecipazione all'evento, la registrazione alla piattaforma o l'esecuzione del suddetto contratto.

Il trattamento dei Dati per le Finalità di Legittimo Interesse è effettuato ai sensi dell'articolo 6, lettera f) del Regolamento Europeo per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, il quale è equamente bilanciato con il legittimo interesse degli Interessati, in quanto l'attività di trattamento dei Dati Personali è (i) limitata a quanto strettamente necessario per l'esecuzione delle operazioni economiche e della altre attività indicate alle precedenti lett. da c) a f) ed è (ii) funzionale al mantenimento delle relazioni commerciali con la clientela professionale per le attività di cui ai punti g) ed h). Il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse non è obbligatorio e l'Interessato potrà opporsi immediatamente o successivamente a ciascun trattamento con le modalità indicate al paragrafo 11) della presente Informativa, ma qualora l'Interessato si opponesse a detto trattamento, i suoi dati non potranno essere utilizzati per le Finalità di Legittimo Interesse. Esemplificando, nel caso delle attività di cui ai punti g) ed h), l'Interessato potrà opporsi sia alla comunicazione dei propri dati di contatto alle altre società del Gruppo ma anche in generale a ricevere qualsiasi comunicazione di natura promozionale da parte del Titolare, senza che questo pregiudichi in alcun modo la relazione contrattuale con il Titolare.  

 6.       Come vengono trattati i Dati?

In relazione alle sopra indicate finalità, i Dati verranno trattati sia attraverso l'ausilio di strumenti informatici o comunque automatizzati, sia su supporto cartaceo, e saranno protetti attraverso misure idonee a garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali. In particolare, il Titolare adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere i Dati in suo possesso contro la perdita, il furto, nonché l'uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei Dati.

 7.       A chi vengono comunicati i Dati?

Per le finalità di cui al paragrafo 4, il Titolare può comunicare - in tutto o in parte - i Dati degli Interessati alle seguenti categorie di soggetti:

a)       lavoratori del Titolare o dei soggetti di seguito indicati, quali incaricati del trattamento, nell'ambito delle rispettive mansioni e nei limiti stabiliti dalla legge;

b)       fornitori di servizi strumentali o di supporto a quelli svolti dal Titolare e quindi, in via esemplificativa ma non esaustiva, consulenti legali, amministrativi e fiscali, istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione del contratto fra il Titolare e l'Interessato o l'azienda/ente cui questi afferisce, società di auditing, società incaricate della gestione degli eventi, società incaricate di inviare le newsletter di marketing, fornitori di servizi tecnologici, in qualità di autonomi titolari o responsabili del trattamento;

c)       clienti finali che dovessero richiedere un nome o un indirizzo di contatto dell'Interessato per usufruire dei servizi offerti da questo o dall'azienda/ente cui questi afferisce;

d)       subfornitori e/o subappaltatori impegnati in attività connesse all'esecuzione del contratto fra il Titolare e l'Interessato o l'azienda/ente cui questi afferisce, in qualità di responsabili esterni del trattamento;

e)       altre società appartenenti al gruppo di cui il Titolare è parte, situate in Italia e all'estero, quali titolari del trattamento per le proprie finalità di marketing;

f)        rivenditori o partner commerciali del Titolare o società del gruppo di cui fa parte il Titolare che svolgano servizi per conto del Titolare, compresa la raccolta dei dati da inserire nel sistema di gestione delle relazioni con la clientela "CRM". Tali soggetti agiranno in qualità di responsabili del trattamento;

g)       enti pubblici e/o autorità giudiziarie e/o di controllo il cui diritto di accesso ai dati dell'Interessato sia previsto dalla normativa applicabile, in qualità di titolari autonomi del trattamento; e

h)       soggetti cessionari di azienda o di ramo d'azienda, società risultanti da possibili fusioni, scissioni o altre trasformazioni del Titolare, quali autonomi titolari del trattamento.

Taluni dei soggetti sopra elencati potrebbero essere situati in Paesi esterni all'Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo. Nello specifico, i Dati che saranno inseriti nel database CRM, i cui server sono situati nel territorio dell'Unione Europea, saranno condivisi con i soggetti che potrebbero essere tuttavia situati sia all'interno che all'esterno dello SEE, dal momento che il Titolare offre i propri prodotti e servizi a clienti e partner commerciali in tutti i Paesi in cui è presente.

In tal caso, la comunicazione dei Dati avverrà conformemente a quanto indicato al successivo paragrafo.

 8.       I Dati sono trasferiti all'estero?

I Dati potrebbero, nel rispetto della disciplina applicabile, essere trasferiti all'estero anche in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo e, in particolare nei Paesi in cui hanno sede le società del gruppo cui il Titolare appartiene nonché gli showroom ed i rivenditori autorizzati di prodotti e servizi del Titolare e che vi avranno accesso mediante il sistema CRM; un elenco completo di tali ultimi soggetti è disponibile sul sito www.poltronafrau.com, mentre l'elenco completo delle società del gruppo può essere richiesto al Titolare inviando un'email all'indirizzo di cui al successivo paragrafo 11). L'eventuale trasferimento dei Dati in Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo avverrà, in ogni caso, nel rispetto delle garanzie appropriate e opportune ai fini del trasferimento stesso, ai sensi degli articoli 44 e ss. del Regolamento Europeo.

In ogni caso, l'Interessato verrà posto a conoscenza dell'eventuale trasferimento dei Dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, attraverso l'aggiornamento della presente informativa, nelle modalità indicate ai successivi paragrafi.

 9.       Per quanto tempo vengono conservati i Dati?

I Dati saranno conservati dal Titolare:

a)       Per l'iscrizione all'evento, per la registrazione alla piattaforma digitale interattiva o in caso di esito positivo delle trattative contrattuali, per un periodo pari alla durata del contratto stipulato fra il Titolare e l'Interessato, o l'azienda/ente cui questi afferisce, e per i 10 anni successivi alla sua cessazione;

b)       in caso di esito negativo delle trattative contrattuali, i Dati saranno cancellati al termine della fase di negoziazione;

e salvo in ogni caso che l'ulteriore conservazione dei Dati sia necessaria al fine di esercitare o difendere un diritto del Titolare nei confronti dell'Interessato o di terzi in un eventuale contenzioso.

Con riferimento ai dati trattati per finalità di invio di comunicazioni commerciali, il Titolare tratterà i dati dell'Interessato fino all'eventuale esercizio del diritto di opposizione e, comunque, non oltre 2 anni dal termine della relazione contrattuale tra il Titolare e l'azienda/ente cui l'Interessato afferisce.

Alla cessazione del periodo di conservazione i dati saranno cancellati, anonimizzati o aggregati.

10.     Quali sono i diritti degli Interessati?

Fermo restando la possibilità dell'Interessato di non conferire i propri Dati, l'Interessato, in ogni momento e gratuitamente, potrà:

a)       ottenere conferma dell'esistenza o meno di Dati che lo riguardano;

b)       conoscere l'origine dei Dati, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediante strumenti elettronici;

c)       chiedere l'aggiornamento, la rettifica o - se ne ha interesse - l'integrazione dei Dati che lo riguardano;

d)       ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento;

e)       revocare il proprio consenso, ove precedentemente prestato;

f)        chiedere al Titolare la limitazione del trattamento dei Dati che lo riguarda nel caso in cui (i) l'Interessato contesti l'esattezza dei Dati, per il periodo necessario al Titolare per verificare l'esattezza di tali Dati; (ii) il trattamento è illecito e l'Interessato si oppone alla cancellazione dei Dati e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; (iii) benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i Dati sono necessari all'Interessato per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale; (iv) l'Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento Europeo in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell'Interessato;

g)       opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi Dati per Finalità di Legittimo Interesse;

h)       chiedere la cancellazione dei Dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e

i)        ottenere la portabilità dei Dati che lo riguardano.

L'Interessato avrà inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ai contatti disponibili sul sito www.garanteprivacy.it, ove ne sussistano i presupposti.

Le richieste per l'esercizio dei diritti potranno essere inoltrate per iscritto al Titolare, che può essere contattato al seguente indirizzo email [email protected]

11.      DPO

Il Titolare ha nominato un DPO che è responsabile della compliance da parte del Titolare degli adempimenti richiesti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.

L'Interessato potrà contattare il DPO in modo sicuro e riservato, in qualsiasi momento, qualora abbia domande generali sul trattamento dei suoi dati personali, o per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati. L’indirizzo email del Data Protection Officer è: [email protected].

12.     Modifiche e aggiornamenti

La presente informativa è valida sin dalla data di efficacia. Il Titolare potrebbe tuttavia apportare modifiche e/o integrazioni a detta informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative.

TITOLARI AUTONOMI DEL TRATTAMENTO PER LA GESTIONE DELLE VENDITE PRESSO GLI SHOWROOM

ITALIA

Diecidieci S.r.l. a socio unico

P.IVA: IT 02117961207

con sede legale in: Strada Maggiore, n. 27, 40123 Bologna (BO),

E-mail: [email protected]

REGNO UNITO

Ragione Sociale: Poltrona Frau UK Ltd.

P.IVA: GB 766218904

con sede legale in: 150 St. John Street - London EC1V 4UD

E-mail: [email protected]

FRANCIA

Ragione Sociale: Frau France Sarl

P.IVA: FR 86330005018

con sede legale in: 260, Boulevard Saint Germain - 75007 Paris

E-mail: [email protected]

SINGAPORE

Ragione Sociale: Poltrona Frau (Asia-Pacific) Pte Ltd,

P.IVA: 200101573M

con sede legale in: 6 Temasek Boulevard, 35-03 SUNTEC TOWER 4 - SINGAPORE 038986

E-mail: [email protected]

CINA

Ragione Sociale: Cassina (Shanghai) Trading Co., Ltd.

P.IVA: non esistente

Con sede legale in: Suite 2107 Oriental Century Building - N. 345 Xian Xia Road - 200336 Shanghai

E-mail: [email protected]

USA

Ragione Sociale: Poltrona Frau Group North America, Inc.

P.IVA: non esistente

Con sede legale in: 151 Wooster Street, 2nd floor - New York NY 10012

E-mail: [email protected]

UAE

Ragione Sociale: PF Emirates Interiors LLC

P.IVA: non esistente

Con sede legale in: 653 Jumeira Road, Umm Suqeim 1 - PO Box 25592 Dubai, UAE

E-mail: [email protected]

INDIA

Ragione Sociale: Poltrona Frau India Private Ltd

P.IVA: non esistente

Con sede legale in: 101 Wakefield House - Sprott Road Ballard Estate - Mumbai 400001

E-mail: [email protected]