Por la presente, Poltrona Frau S.p.a., en calidad de responsable del tratamiento, desea informar a sus clientes B2B, distribuidores, minoristas y otras contrapartes contractuales del Responsable, en el marco de una relación comercial diferente, sobre las modalidades de tratamiento de sus datos personales, de conformidad con el Decreto Legislativo n.º 196/2003, con sus posteriores modificaciones e integraciones, y con el Reglamento europeo sobre protección de datos personales n.º 679/2016 (en adelante, «Reglamento Europeo»).

 

1. RESPONSABLE Y DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS

 

Poltrona Frau S.p.A. con accionista único («Poltrona Frau» o «Responsable»), sociedad sujeta a la dirección y coordinación de Haworth Italy Holding S.r.l. NIF italiano 05079060017 con domicilio social en Via Busnelli, n.º 1, 20821 Meda (Monza y Brianza), con la que se puede contactar en la siguiente dirección de correo electrónico [email protected], es el responsable del tratamiento en relación con el tratamiento de los datos personales descrito en esta nota informativa.

Como se describe en esta nota informativa, el Responsable recopilará y tratará los datos personales a través de un innovador sistema de gestión de relaciones con los clientes, «CRM». La recopilación podrá ser realizada directamente por el Interesado, cuando la contraparte contractual del Responsable sea una persona física o una empresa individual, o por la empresa/entidad a la que pertenece el Interesado con motivo de la inscripción en eventos, en la plataforma digital interactiva de Poltrona Frau o durante eventos, ferias, reuniones de trabajo y en la fase de negociación y/o celebración y/o ejecución y/o rescisión del contrato establecido con el Responsable. Los datos recopilados se incorporarán a la base de datos central de Poltrona Frau, que los tratará, como responsable autónomo, con fines de marketing (como se describe más adelante), tanto para las actividades realizadas en Italia como para las realizadas en el extranjero.  Los datos también podrán ser recopilados por las sociedades vinculadas y/o controladas y por los distribuidores o socios comerciales de Poltrona Frau que operan en Italia y en el extranjero y, en tal caso, serán designados por el Responsable como delegados del tratamiento.

En cambio, en lo que respecta únicamente a la gestión de las actividades de venta y posventa en algunas de nuestras salas de exposición, las sociedades que figuran al final de la presente nota informativa recopilarán y tratarán los Datos como responsables autónomos, de acuerdo con lo indicado en la presente nota informativa, en la medida en que sea aplicable.

El Responsable ha designado a un delegado de protección de datos («DPO»), con el que puede ponerse en contacto a través de los datos de contacto indicados en el apartado 11) de la presente nota informativa. 

 

2. ¿A QUIÉN SE APLICA LA NOTA INFORMATIVA?

 

La presente nota informativa sobre el tratamiento de datos personales se aplica al tratamiento, por parte del Responsable, de los datos personales de:

 

a)      Clientes B2B, distribuidores, minoristas y otras contrapartes contractuales del Responsable, en el caso de personas físicas o empresas individuales; y

b)     representantes legales, socios (personas físicas), administradores, apoderados, miembros del colegio de auditores, miembros del organismo de supervisión, directores técnicos, otros sujetos con poderes de representación y/o dirección y/o control que sean personas físicas, así como empleados y colaboradores de clientes B2B, distribuidores, minoristas y otras contrapartes contractuales;

(en lo sucesivo denominados conjuntamente los «Interesados»).

 

3. ¿QUÉ DATOS SE TRATAN?

 

El Responsable recopila los datos personales relativos al Interesado directamente de este último, cuando la contraparte contractual del Responsable sea una persona física o una empresa individual, o de la empresa/entidad a la que pertenece el Interesado, para la inscripción en el evento en el que el Interesado tiene la intención de participar, para la inscripción en la plataforma digital interactiva de Poltrona Frau o en el transcurso de eventos, ferias, reuniones de trabajo y en la fase de negociación y/o celebración y/o ejecución y/o rescisión del contrato establecido con el Responsable. Además, el Responsable podría recopilar los datos personales relativos al Interesado a partir de listas, registros y otras fuentes de acceso público, como, por ejemplo, los datos que figuran en la certificación de la cámara de comercio de la sociedad a la que pertenece el Interesado, así como de bases de datos de entidades que ofrecen información sobre la fiabilidad comercial de empresarios y directivos.

Dependiendo de los fines y del momento de la recopilación, el Responsable trata los siguientes tipos de datos personales relativos al Interesado:

a)      los datos personales, los datos de contacto, el documento de identidad y el cargo que ocupa en la empresa/entidad a la que pertenece el Interesado;

b)     la denominación social, la dirección de la sede principal y de las posibles sedes secundarias, el NIF y/o el código fiscal, los datos de la cuenta o cuentas corrientes bancarias del Interesado, en caso de que este sea una persona física o una empresa individual;

c)      datos relativos a la fiabilidad económica y financiera del Interesado -en caso de empresa individual o sociedad unipersonal- recopilados mediante el uso de bases de datos de sujetos que ofrecen información sobre la fiabilidad comercial de empresarios y directivos y que se han adherido al Código de conducta para el tratamiento de datos personales en materia de información comercial aprobado por el Garante para el tratamiento de datos personales.  Para obtener más información, incluso sobre las categorías de datos recopilados mediante el uso de dichas bases de datos, el Interesado puede consultar la nota informativa sobre privacidad de los sujetos que ofrecen la información en cuestión, disponible en el sitio web www.informativaprivacyancic.it;

d)     otros datos personales relativos al Interesado que el Responsable pueda recopilar durante la fase de negociación y/o celebración y/o ejecución y/o rescisión del contrato establecido con el Responsable;

(en lo sucesivo denominados conjuntamente los «Datos»).

Se recomienda a los Interesados que no proporcionen al Responsable Datos que no sean necesarios para la consecución de los fines establecidos en la presente nota informativa sobre el tratamiento de los datos personales.

 

4. ¿PARA QUÉ FINES SE TRATAN LOS DATOS PERSONALES?

 

El Responsable trata los Datos Personales de los Interesados para:

a)      llevar a cabo las negociaciones y ejecutar el contrato del que el Interesado forma parte durante una compra en línea o en la sala de exposición, para inscribirse en uno de los eventos organizados por el Responsable o para registrarse en la plataforma digital interactiva del Responsable (en adelante, «Finalidades Contractuales»);

b)     cumplir las obligaciones derivadas de la normativa aplicable, incluida la normativa fiscal (en adelante, «Finalidades Legales»); y

c)      si la contraparte contractual del Responsable es una sociedad, perseguir el interés legítimo del Responsable de llevar a cabo las negociaciones y ejecutar el contrato del que forma parte la empresa/entidad a la que pertenece el Interesado;

d)     perseguir el interés legítimo del Responsable de verificar la seguridad y la fiabilidad comercial y financiera de sus clientes B2B, distribuidores, minoristas y otras contrapartes contractuales, prevenir el fraude, garantizar la solidez de la gestión y la correcta ejecución de las relaciones comerciales entre el Responsable y sus clientes B2B, distribuidores, minoristas y otras contrapartes contractuales;

e)      hacer valer y defender sus derechos, incluso en el ámbito de procedimientos de cobro de deudas, frente al Interesado o a terceros en un posible litigio;

f)        desarrollar actividades funcionales a cesiones de empresa y de rama de empresa, adquisiciones, fusiones, escisiones u otras transformaciones y para la ejecución de dichas operaciones;

g)      enviar a los posibles compradores profesionales de productos y servicios del Responsable comunicaciones de naturaleza comercial sobre colecciones, exposiciones y eventos relacionados con el Responsable. Realizaremos estas comunicaciones de forma periódica, aproximadamente no más de dos veces al mes o con ocasión de iniciativas particulares (p. ej., Salón del Mueble) mediante correo electrónico a las direcciones de los Interesados indicadas en cada momento en el ámbito de la relación contractual entre el Responsable y la empresa/entidad a la que pertenece el Interesado;

h)      comunicar a otras empresas del grupo al que pertenece el Responsable la información de contacto de los posibles compradores profesionales de los productos y servicios de las mismas sociedades del grupo del Responsable para que éstas puedan enviarle información comercial sobre colecciones, exposiciones y eventos, también a través de boletines informativos, en relación con sus productos y servicios (las sociedades del grupo son: Poltrona Frau, Cappellini, Cassina, Ceccotti, DZine, Karakter, Janus et Cie, Luminaire, Luxury Living Group. La lista actualizada de las sociedades del grupo puede solicitarse al Responsable enviando un correo electrónico a la dirección indicada en el apartado 11 siguiente).  Las sociedades del grupo realizarán estas comunicaciones periódicamente, aproximadamente no más de una vez al mes o con motivo de iniciativas especiales (p. ej.,  el Salón del Mueble), por correo electrónico a las direcciones de los Interesados que se indiquen en cada caso en el marco de la relación contractual entre el Responsable y la empresa/entidad a la que pertenece el Interesado. Además, con el fin de limitar estas comunicaciones a lo estrictamente necesario, el Interesado solo recibirá correos electrónicos previa evaluación de la oportunidad comercial por parte de la sociedad del grupo que haya registrado el contacto. Esta evaluación se basará en dos criterios:

(i)      el tipo de cliente al que pertenece el Interesado (por lo tanto, por ejemplo, no se enviarán comunicaciones promocionales a los proveedores de Poltrona Frau, que, en virtud de la relación comercial existente o de las negociaciones en curso con esta última, se considera que no tienen interés en comprar los productos o participar en los eventos del Responsable, mientras que siempre se dirigirán a los profesionales potenciales compradores de los productos o servicios de las sociedades del grupo al que pertenece el Responsable, para que estos estén al tanto de todas las oportunidades comerciales con las sociedades del Grupo); y

(ii)    el sector de actividad del Interesado (por ejemplo, si para la actividad del Interesado no son de interés los muebles de exterior, no se le enviarán comunicaciones relativas a Janus et Cie).

De esta manera, el envío de comunicaciones no se realiza de manera indiscriminada y potencialmente inoportuna, sino en beneficio inmediato tanto de los Interesados (que reciben todas y solo las comunicaciones de su potencial interés) como del Responsable.  Sea como fuere, cada Interesado siempre tendrá la libertad de solicitar directamente a cada sociedad del grupo que le envíe material promocional, en cuyo caso ya no será necesaria la evaluación de la sociedad con la que se puso en contacto inicialmente;

 

(los fines mencionados en las letras c) a h) se definen conjuntamente como «Fines de Interés Legítimo»).

 

5. ¿CON ARREGLO A QUÉ SE TRATAN LOS DATOS?

 

El tratamiento de los Datos es necesario en relación con los Fines contractuales y los Fines legales mencionados en el apartado 4, letras a) y b), con el fin de permitirle participar en el evento, registrarse en la plataforma, negociar, celebrar, ejecutar y/o rescindir el contrato entre el Responsable y el Interesado, así como para cumplir las disposiciones de la normativa aplicable. La no comunicación de los Datos para estos fines determinará la imposibilidad para el Responsable de permitirle la participación en el evento, el registro en la plataforma o la ejecución del contrato mencionado.

El tratamiento de los Datos para los Fines de Interés Legítimo se lleva a cabo de conformidad con el artículo 6, letra f) del Reglamento Europeo para la consecución del interés legítimo del Responsable, que se equilibra equitativamente con el interés legítimo de los Interesados, ya que la actividad de tratamiento de datos personales (i) se limita a lo estrictamente necesario para la ejecución de las operaciones económicas y otras actividades indicadas en las anteriores letras c) a f) e inciso (ii) es funcional al mantenimiento de las relaciones comerciales con los clientes profesionales para las actividades indicadas en las letras g) y h). El tratamiento para los Fines de Interés Legítimo no es obligatorio y el Interesado podrá oponerse inmediatamente o posteriormente a cada tratamiento de la forma indicada en el apartado 11) de la presente Nota Informativa, pero si el Interesado se opone a dicho tratamiento, sus datos no podrán utilizarse para los Fines de Interés Legítimo.  A modo de ejemplo, en el caso de las actividades mencionadas en las letras g) y h), el Interesado podrá oponerse tanto a la comunicación de sus datos de contacto a otras sociedades del Grupo como, en general, a recibir cualquier comunicación de carácter promocional por parte del Responsable, sin que ello perjudique en modo alguno la relación contractual con el Responsable. 

 

6. ¿CÓMO SE TRATAN LOS DATOS?

 

En relación con los fines indicados anteriormente, los Datos se tratarán tanto con la ayuda de herramientas informáticas o automatizadas, como en papel, y estarán protegidos mediante medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos personales.  En particular, el Responsable adopta las medidas organizativas y técnicas adecuadas para proteger los Datos en su poder frente a la pérdida, al robo, así como al uso, a la divulgación o a la modificación no autorizada de los Datos.

 

7. ¿A QUIÉN SE COMUNICAN LOS DATOS?

 

Para los fines mencionados en el apartado 4, el Responsable puede comunicar, total o parcialmente, los Datos de los Interesados a las siguientes categorías de sujetos:

a)      trabajadores del Responsable o de los sujetos indicados a continuación, como encargados del tratamiento, en el ámbito de sus respectivas funciones y dentro de los límites establecidos por la ley;

b)     proveedores de servicios instrumentales o de apoyo a los realizados por el Responsable y, por lo tanto, a título enunciativo pero no limitativo, asesores legales, administrativos y fiscales, instituciones bancarias para la gestión de cobros y pagos derivados de la ejecución del contrato entre el Responsable y el Interesado o la empresa/entidad a la que este pertenece, sociedades de auditoría, sociedades encargadas de la gestión de eventos, sociedades encargadas del envío de boletines de noticias de marketing, proveedores de servicios tecnológicos, en calidad de responsables autónomos o delegados del tratamiento;

c)      clientes finales que soliciten un nombre o una dirección de contacto del Interesado para disfrutar de los servicios ofrecidos por este o por la empresa/entidad a la que pertenece;

d)     subproveedores y/o subcontratistas que participan en actividades relacionadas con la ejecución del contrato entre el Responsable y el Interesado o la empresa/entidad a la que este pertenece, en calidad de delegados externos del tratamiento;

e)      otras sociedades pertenecientes al grupo del que forma parte el Responsable, con sede en Italia y en el extranjero, como responsables del tratamiento para sus propios fines de marketing;

f)        minoristas o socios comerciales del Responsable o sociedades del grupo al que pertenece el Responsable que presten servicios en nombre del Responsable, incluida la recopilación de datos para su introducción en el sistema de gestión de las relaciones con los clientes «CRM». Dichas entidades actuarán en calidad de delegados del tratamiento;

g)      organismos públicos y/o autoridades judiciales y/o de control cuyo derecho de acceso a los datos del Interesado esté previsto por la legislación aplicable, en calidad de responsables autónomos del tratamiento; y

h)      sujetos cesionarios de empresas o ramas de empresas, sociedades resultantes de posibles fusiones, escisiones u otras transformaciones del Responsable, como delegados autónomos del tratamiento.

Algunas de las entidades enumeradas anteriormente pueden estar ubicadas en Países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo. En concreto, los Datos que se introducirán en la base de datos del CRM, cuyos servidores se encuentran en el territorio de la Unión Europea, serán compartidos con sujetos que, sin embargo, podrían estar ubicados tanto dentro como fuera del EEE, ya que el Responsable ofrece sus productos y servicios a clientes y socios comerciales en todos los Países en los que está presente.

En tal caso, la comunicación de los Datos se realizará de conformidad con lo indicado en el apartado siguiente.

 

8. ¿SE TRANSFIEREN LOS DATOS AL EXTRANJERO?

 

Los Datos podrían, de conformidad con la normativa aplicable, transferirse al extranjero, incluso a países que no pertenecen al Espacio Económico Europeo y, en particular, a los países en los que tienen su sede las sociedades del grupo al que pertenece el Responsable, así como a las salas de exposición y a los distribuidores autorizados de productos y servicios del Responsable y que tendrán acceso a ellos a través del sistema CRM; una lista completa de estos últimos sujetos está disponible en el sitio web www.poltronafrau. com, mientras que la lista completa de las sociedades del grupo puede solicitarse al Responsable enviando un correo electrónico a la dirección indicada en el apartado 11 siguiente). La posible transferencia de los Datos a países situados fuera del Espacio Económico Europeo se llevará a cabo, en cualquier caso, respetando las garantías adecuadas y oportunas a los efectos de la transferencia, de conformidad con los artículos 44 y siguientes del Reglamento Europeo.

En cualquier caso, se informará al Interesado de cualquier transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo mediante la actualización de esta nota informativa, en la forma indicada en los apartados siguientes.

 

9. ¿CUÁNTO TIEMPO SE CONSERVAN LOS DATOS?

 

Los Datos serán almacenados por el Responsable:

a)      para la inscripción en el evento, para el registro en la plataforma digital interactiva o, en caso de resultado positivo de las negociaciones contractuales, durante un período igual a la duración del contrato celebrado entre el Responsable y el Interesado, o la empresa/entidad a la que este pertenece, y durante los 10 años siguientes a su finalización;

b)     en caso de resultado negativo de las negociaciones contractuales, los datos se eliminarán al final de la fase de negociación;

y salvo en cualquier caso que la conservación adicional de los datos sea necesaria para ejercer o defender un derecho del Responsable frente al Interesado o a terceros en un posible litigio.

En lo que respecta a los datos tratados con fines de envío de comunicaciones comerciales, el Responsable tratará los datos del Interesado hasta el posible ejercicio del derecho de oposición y, en cualquier caso, no más de 2 años a partir de la finalización de la relación contractual entre el Responsable y la empresa/entidad a la que pertenece el Interesado.

Al finalizar el período de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o agregados.

 

10. ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS DE LOS INTERESADOS?

 

Sin perjuicio de la posibilidad del Interesado de no facilitar sus Datos, el Interesado podrá, en cualquier momento y de forma gratuita:

a)      obtener confirmación de la existencia o no de Datos que le conciernan;

b)     conocer el origen de los Datos, los fines del tratamiento y sus modalidades, así como la lógica aplicada al tratamiento realizado mediante instrumentos electrónicos;

c)      solicitar la actualización, rectificación o, si tiene interés, la integración de los Datos que le conciernen;

d)     obtener la cancelación, la transformación en forma anónima o el bloqueo de los Datos que puedan haber sido tratados en violación de la ley, así como oponerse, por motivos legítimos, a su tratamiento;

e)      revocar su consentimiento, si lo ha prestado previamente;

f)        solicitar al Responsable la limitación del tratamiento de los Datos que le conciernen en caso de que (i) el Interesado impugne la exactitud de los Datos, durante el período necesario para que el Responsable verifique la exactitud de dichos Datos; (ii) el tratamiento es ilícito y el Interesado se opone a la supresión de los datos y solicita en su lugar que se limite su uso; (iii) aunque el Responsable ya no los necesite para los fines del tratamiento, los Datos son necesarios para el Interesado a efectos de la determinación, el ejercicio o la defensa de un derecho en un procedimiento judicial o extrajudicial; (iv) el Interesado se ha opuesto al tratamiento de conformidad con el artículo 21, apartado 1, del Reglamento Europeo a la espera de la verificación de si los motivos legítimos del Responsable prevalecen sobre los del Interesado;

g)      oponerse en cualquier momento al tratamiento de sus Datos para Fines de Interés Legítimo;

h)      solicitar la eliminación de los Datos que le conciernen sin demora injustificada

i)        obtener la portabilidad de los Datos que le conciernen.

El Interesado también tendrá derecho a presentar una reclamación ante el Garante para la Protección de Datos Personales en los contactos disponibles en el sitio web www.garanteprivacy.it, cuando se cumplan los requisitos.

Las solicitudes para el ejercicio de los derechos podrán ser enviadas por escrito al Responsable, que puede ser contactado en la siguiente dirección de correo electrónico [email protected].

 

11. DPO

 

El Responsable ha nombrado un DPO (Delegado de Protección de Datos) que se encarga de que el Responsable cumpla los requisitos exigidos por la normativa sobre protección de datos personales.

El Interesado podrá ponerse en contacto con el DPO de forma segura y confidencial, en cualquier momento, si tiene preguntas generales sobre el tratamiento de sus datos personales, o para cualquier cuestión relacionada con la protección de datos.  La dirección de correo electrónico del Delegado de Protección de Datos es: [email protected].

 

12. MODIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES

 

La presente nota informativa es válida desde la fecha de entrada en vigor. Sin embargo, el Responsable podría introducir modificaciones y/o adiciones a dicha nota informativa, incluso como consecuencia de posibles modificaciones y/o adiciones normativas posteriores.

 

 

RESPONSABLES AUTÓNOMOS DEL TRATAMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LAS VENTAS EN LAS SALAS DE EXPOSICIÓN
ITALIA	Diecidieci S.r.l. con accionista único NIF: IT 02117961207 con domicilio social en: Strada Maggiore, n.º 27, 40123 Bolonia (Bolonia), Correo electrónico: [email protected]
REINO UNIDO	Razón social: Poltrona Frau UK Ltd. NIF: GB 766218904 con domicilio social en: 150 St. John Street - Londres EC1V 4UD Correo electrónico: [email protected]
FRANCIA	Razón social: Frau France Sarl NIF: FR 86330005018 con domicilio social en: 260, Boulevard Saint Germain - 75007 París Correo electrónico: [email protected]
SINGAPUR	Razón social: Poltrona Frau (Asia-Pacific) Pte Ltd, NIF: 200101573M con domicilio social en: 6 Temasek Boulevard, 35-03 SUNTEC TOWER 4 - SINGAPUR 038986 Correo electrónico: [email protected]
CHINA	Razón social: Cassina (Shanghai) Trading Co., Ltd. NIF: no existe Con domicilio social en: Suite 2107 Oriental Century Building - No. 345 Xian Xia Road - 200336 Shanghái Correo electrónico: [email protected]
EE. UU.	Razón social: Poltrona Frau Group North America, Inc. NIF: no existe Con domicilio social en: 151 Wooster Street, 2nd floor - Nueva York NY 10012 Correo electrónico: [email protected]
Emiratos Árabes Unidos	Razón social: PF Emirates Interiors LLC NIF: no existe Domicilio social: 653 Jumeira Road, Umm Suqeim 1 - Apartado de Correos 25592 Dubái, Emiratos Árabes Unidos Correo electrónico: [email protected]
INDIA	Razón social: Poltrona Frau India Private Ltd NIF: no existe Domicilio social: 101 Wakefield House - Sprott Road Ballard Estate - Mumbái 400001 Correo electrónico: [email protected]